Cross-Circle-Meetings: Koordination zwischen Kreisen

Was passiert, wenn zwei Kreise zusammenarbeiten müssen? Holacracy hat eingebaute Mechanismen für Cross-Circle-Koordination. Aber manchmal reichen sie nicht. Dann braucht es zusätzliche Meetings.

Bei SI Labs haben wir gelernt: Die strukturellen Verbindungen (Rep Link, Cross Link) erledigen 80% der Arbeit. Für die restlichen 20% braucht man manchmal eigene Formate.

Die eingebauten Cross-Circle-Mechanismen

Bevor man neue Meetings einführt: Holacracy hat bereits Strukturen für Circle-übergreifende Koordination.

Der Rep Link

Jeder Sub-Circle hat einen Rep Link, der den Circle im Super-Circle vertritt:

Funktion:

• Bringt Spannungen des Sub-Circles in den Super-Circle
• Nimmt an Super-Circle-Tacticals und -Governances teil
• Kommuniziert relevante Informationen zurück

Wie das Cross-Circle-Koordination ermöglicht:

• Sub-Circle A hat eine Spannung mit Sub-Circle B
• Rep Link A bringt das im Super-Circle-Tactical als Triage-Thema
• Rep Link B (oder betroffene Rolle) kann reagieren
• Koordination passiert im bestehenden Format

Der Cross Link

Cross Links verbinden Circles, die keine hierarchische Beziehung haben:

Funktion:

• Vertritt einen Circle in einem anderen
• Nimmt an Meetings des anderen Circles teil
• Bringt Spannungen ein

Wann ein Cross Link sinnvoll ist:

• Zwei Circles haben hohe Interdependenz
• Die normale Rep-Link-Kette ist zu lang
• Direktere Kommunikation wird gebraucht

Lead Link Koordination

Lead Links verschiedener Circles können sich direkt abstimmen:

• Informelle Gespräche
• Gemeinsame Prioritäten klären
• Konflikte lösen

Wann zusätzliche Cross-Circle-Meetings sinnvoll sind

Die eingebauten Mechanismen decken Routine-Koordination ab. Aber es gibt Situationen, die mehr brauchen:

Situation 1: Gemeinsame Projekte

Wenn mehrere Circles an einem großen Projekt arbeiten:

• Website-Relaunch (Design Circle + Tech Circle + Marketing Circle)
• Produkt-Launch (Produkt Circle + Sales Circle + Support Circle)

Warum eingebaute Mechanismen nicht reichen:

• Zu viele Stakeholder
• Zu viel Detail für Super-Circle-Tactical
• Höhere Frequenz nötig

Situation 2: Prozess-Schnittstellen

Wenn Arbeit regelmäßig zwischen Circles fließt:

• Lead-Generierung (Marketing → Sales)
• Feature-Requests (Support → Produkt)

Warum eingebaute Mechanismen nicht reichen:

• Hohe Frequenz der Übergaben
• Bedarf an detaillierter Abstimmung
• Feedback-Loops brauchen Pflege

Situation 3: Strategische Abstimmung

Wenn Circles gemeinsame strategische Fragen haben:

• Marktausrichtung
• Ressourcenallokation
• Prioritätenkonflikte

Warum eingebaute Mechanismen nicht reichen:

• Strategische Tiefe braucht Zeit
• Super-Circle-Tactical ist zu operativ

Formate für Cross-Circle-Meetings

Format 1: Das Sync-Meeting

Zweck: Regelmäßige Abstimmung zwischen zwei Circles

Teilnehmer: Relevante Rollen aus beiden Circles (nicht alle)

Frequenz: Wöchentlich oder alle zwei Wochen

Dauer: 30-45 Minuten

Agenda:

1. Check-in (kurz)
2. Status-Updates zu gemeinsamen Projekten
3. Offene Punkte klären
4. Nächste Schritte

Beispiel: Marketing-Sales-Sync für Lead-Übergabe

Format 2: Das Projekt-Tactical

Zweck: Koordination eines Circle-übergreifenden Projekts

Teilnehmer: Rollen mit Accountability im Projekt

Frequenz: Wöchentlich während der Projektphase

Dauer: 30-60 Minuten

Agenda: Wie ein normales Tactical, aber projektfokussiert:

1. Check-in
2. Projekt-Metriken
3. Triage (nur Projekt-Spannungen)
4. Check-out

Beispiel: Launch-Tactical für Produkt-Release

Format 3: Das Alignment-Meeting

Zweck: Strategische Abstimmung zwischen Circles

Teilnehmer: Lead Links + relevante Rollen

Frequenz: Monatlich oder quartalsweise

Dauer: 60-90 Minuten

Agenda:

1. Kontext-Update je Circle
2. Gemeinsame Herausforderungen identifizieren
3. Lösungen entwickeln
4. Nächste Schritte

Beispiel: Quartalsmäßiges Alignment zwischen Produkt und Tech

Cross-Circle-Meetings und Governance

Cross-Circle-Koordination kann auch Struktur brauchen:

Wann Governance hilft

• Wenn dasselbe Abstimmungsproblem immer wieder auftritt
• Wenn Rollen unklare Zuständigkeiten an Schnittstellen haben
• Wenn Policies die Zusammenarbeit regeln könnten

Governance-Optionen

Cross Link einrichten: Wenn ein Circle dauerhaft in einem anderen vertreten sein sollte.

Gemeinsame Accountability: Eine Accountability wird in beiden Circles definiert.

Policy für Schnittstelle: „Bei Feature-Requests über X Aufwand wird ein gemeinsames Meeting einberufen.”

Cross-Circle-Meetings bei SI Labs

Unser Ansatz:

Was wir nutzen

1. Wöchentlicher Ops-Sync: Alle Lead Links + Operations-Rolle, 30 Minuten:

• Übergreifende Updates
• Ressourcenkonflikte klären
• Schnelle Abstimmung

2. Projekt-Tacticals bei Bedarf: Für größere Circle-übergreifende Projekte:

• Eigenes Meeting während der Projektdauer
• Aufgelöst, wenn Projekt fertig

3. Quartalsweises Strategy-Alignment: Lead Links + ausgewählte Rollen, 90 Minuten:

• Strategische Richtung prüfen
• Prioritätenkonflikte lösen

Was wir gelernt haben

1. Weniger ist mehr Neue Meetings nur, wenn eingebaute Mechanismen nicht reichen. Sonst Meeting-Inflation.

2. Klarer Zweck Jedes Cross-Circle-Meeting braucht einen klaren Zweck. „Abstimmen” ist zu vage.

3. Begrenzter Teilnehmerkreis Nicht alle aus beiden Circles. Nur die relevanten Rollen.

4. Zeitlich begrenzt Projekt-Meetings enden, wenn das Projekt endet. Regelmäßig prüfen: Brauchen wir das noch?

Forschungserkenntnis: Reitzig (2022) zeigt in seiner Analyse flacher Organisationen, dass maßgeschneiderte Koordinationsmechanismen effektiver sind als Standard-Lösungen: „Systematically thinking through a series of classic organization design questions to shape a custom-tailored design is promising when delayering grown hierarchies.” Dies bestätigt, warum Cross-Circle-Meetings situativ gestaltet werden sollten – nicht als universelles Template. [3]

Forschungserkenntnis: Empirische Fallstudien zum Übergang zu agilen Strukturen (Gutiérrez-Broncano et al., 2024) identifizieren Cross-Functional-Koordination als kritischen Erfolgsfaktor: „The transformation process itself does not follow a one-size-fits-all approach; rather, it is contingent upon the unique context of each individual case.” Holacracy’s Rep Links und Cross Links adressieren genau diesen Bedarf an kontextspezifischer Koordination. [4]

Häufige Fehler

Fehler 1: Zu viele Cross-Circle-Meetings

Problem: Jedes Abstimmungsproblem führt zu einem neuen Meeting.

Lösung: Erst prüfen, ob Rep Link, Cross Link oder Super-Circle-Tactical das Problem lösen können.

Fehler 2: Alle einladen

Problem: Cross-Circle-Meeting wird zu groß und unproduktiv.

Lösung: Nur Rollen mit echtem Stake am Thema. Andere per Update informieren.

Fehler 3: Governance-Ersatz

Problem: Strukturfragen werden im Cross-Circle-Meeting „gelöst” statt in Governance.

Lösung: Strukturelle Lösungen in die richtige Governance bringen.

Fazit: Struktur vor Meetings

Holacracy bietet Struktur für Cross-Circle-Koordination: Rep Links, Cross Links, Super-Circle. Diese Mechanismen sollten zuerst genutzt werden.

Zusätzliche Meetings sind sinnvoll, wenn:

• Projekte intensive Koordination brauchen
• Schnittstellen hohe Frequenz haben
• Strategische Abstimmung nötig ist

Aber: Jedes neue Meeting ist Overhead. Die beste Cross-Circle-Koordination ist die, die keine extra Meetings braucht.

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf Holacracy-Literatur, empirischer Forschung zu Organisationsdesign und Erfahrung mit Cross-Circle-Koordination bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Holacracy-Verfassung (Cross Links, Rep Links)
• Organisationsdesign-Forschung (Reitzig, Gutiérrez-Broncano)
• Praxisberichte zu Multi-Circle-Organisationen

Einschränkungen:

• Wenig Forschung zu Cross-Circle-Dynamiken
• Kontextabhängigkeit

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Offenlegung

SI Labs GmbH nutzt verschiedene Formate für Cross-Circle-Koordination.

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Quellen

[1] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]

[2] HolacracyOne. “Holacracy Constitution v5.0.” https://www.holacracy.org/constitution [Primärquelle | Verfassung | Qualität: 60/100]

[3] Reitzig, Markus. “How to Get Better at Flatter Designs: Considerations for Shaping and Leading Organizations with Less Hierarchy.” Journal of Organization Design 11 (2022): 9-14. DOI: 10.1007/s41469-022-00109-7 [Analyse | Organisation Design | Zitationen: 24 | Qualität: 76/100]

[4] Gutiérrez-Broncano, Santiago, et al. “Transitioning to Agile Organizational Structures: A Contingency Theory Approach in the Financial Sector.” Systems 12, no. 4 (2024): 142. DOI: 10.3390/systems12040142 [Fallstudie | 5 Cases | Zitationen: 19 | Qualität: 74/100]