Governance-Dokumentation in Holacracy: Best Practices

Governance-Dokumentation macht den Unterschied zwischen einer funktionierenden Holacracy und organisatorischem Chaos. Ohne klare Records weiß niemand, welche Rollen existieren, wer welche Autorität hat und welche Policies gelten. Die beste Governance-Entscheidung ist wertlos, wenn sie nicht dokumentiert und zugänglich ist.

Bei SI Labs haben wir über zehn Jahre verschiedene Dokumentationsansätze erprobt. Wir haben gelernt, was funktioniert und was in der Praxis scheitert. Dieser Artikel teilt diese Erkenntnisse.

Warum Governance-Dokumentation wichtig ist

Holacracy verteilt Autorität auf Rollen. Damit diese verteilte Autorität funktioniert, muss jeder wissen:

Was sind meine Accountabilities? Ohne dokumentierte Accountabilities weiß niemand, was von ihm erwartet wird.

Welche Domains habe ich? Ohne dokumentierte Domains ist unklar, worüber jemand exklusive Kontrolle hat.

Welche Policies gelten? Ohne dokumentierte Policies fehlen klare Spielregeln.

Wer ist wofür zuständig? Ohne dokumentierte Rollen entstehen Lücken und Überlappungen.

Research Insight: Eine Studie zu selbstorganisierten Teams zeigt, dass klare, zugängliche Dokumentation ein kritischer Erfolgsfaktor für verteilte Autorität ist. Teams mit schlechter Dokumentation fallen häufiger in informelle Hierarchien zurück. [1]

Was dokumentiert werden muss

Die Holacracy-Verfassung definiert, was offiziell dokumentiert werden muss:

Rollen

Für jede Rolle:

• Name: Die eindeutige Bezeichnung der Rolle
• Purpose: Warum existiert diese Rolle? (optional aber empfohlen)
• Domains: Worüber hat die Rolle exklusive Kontrolle?
• Accountabilities: Welche wiederkehrenden Aktivitäten werden erwartet?

Beispiel-Dokumentation einer Rolle:

ROLLE: Customer Success Manager

Purpose: Kundenzufriedenheit nach dem Kauf sicherstellen

Domains:
- Kundenumfragen
- Kundenkommunikation nach Vertragsabschluss

Accountabilities:
- Kunden 30 Tage nach Kauf kontaktieren
- Kundenfeedback dokumentieren und an Produktteam weiterleiten
- Kundenanfragen innerhalb von 24 Stunden beantworten
- Quarterly Business Reviews mit Enterprise-Kunden durchführen

Kreise

Für jeden Kreis:

• Name: Die eindeutige Bezeichnung des Kreises
• Purpose: Wofür existiert dieser Kreis?
• Domains: Worüber hat der Kreis als Ganzes Kontrolle?
• Accountabilities: Was tut der Kreis als Einheit?
• Rollen: Alle Rollen innerhalb des Kreises
• Sub-Kreise: Falls vorhanden, mit Verweis auf deren Dokumentation

Policies

Für jede Policy:

• Betroffener Kreis/Rolle: Wo gilt die Policy?
• Policy-Text: Der genaue Wortlaut
• Datum: Wann wurde die Policy beschlossen?
• Governance-Meeting: In welchem Meeting wurde sie beschlossen?

Beispiel-Dokumentation einer Policy:

POLICY: Kaufgenehmigung (Kreis Operations)

Text: „Rolleninhaber können Käufe bis 500 EUR ohne Genehmigung tätigen.
Käufe über 500 EUR erfordern die Zustimmung der Rolle Finance."

Beschlossen: 2025-03-15
Meeting: Governance Meeting Q1-3

Gewählte Rollen

Für jeden Kreis:

• Facilitator: Wer moderiert Meetings?
• Secretary: Wer pflegt Records?
• Rep Link: Wer vertritt den Kreis nach oben? (falls Sub-Kreis)

Lead Link-Zuweisungen

Dokumentieren Sie, wer welche Rollen energetisiert. Dies wird typischerweise vom Lead Link verwaltet, aber sollte für alle sichtbar sein.

Dokumentationsformate und Templates

Format-Prinzipien

1. Konsistenz: Jede Rolle, jede Policy, jeder Kreis sollte nach dem gleichen Format dokumentiert werden.

2. Scanbarkeit: Die wichtigsten Informationen sollten schnell erfassbar sein.

3. Hierarchie: Kreise > Rollen > Details

4. Aktualität: Veraltete Informationen richten mehr Schaden an als fehlende.

Template: Rolle

## [Rollenname]

**Purpose:** [Ein Satz, der erklärt, warum die Rolle existiert]

**Domains:**
- [Domain 1]
- [Domain 2]

**Accountabilities:**
- [Accountability 1]
- [Accountability 2]
- [Accountability 3]

**Energetisiert von:** [Name] (seit [Datum])

Template: Kreis

# [Kreisname]

**Purpose:** [Warum existiert dieser Kreis?]

**Domains:**
- [Kreis-Domain 1]

**Rollen in diesem Kreis:**
- [Rolle 1]
- [Rolle 2]
- [Rolle 3]

**Sub-Kreise:**
- [Sub-Kreis 1] (Link)

**Gewählte Rollen:**
- Facilitator: [Name] (bis [Datum])
- Secretary: [Name] (bis [Datum])
- Rep Link: [Name] (bis [Datum])

**Policies:**
- [Policy 1 Titel]
- [Policy 2 Titel]

Template: Governance-Changelog

# Governance-Änderungen [Datum]

## Neue Rollen
- [Rollenname]: [Kurzbeschreibung] (Antragsteller: [Name])

## Geänderte Rollen
- [Rollenname]: [Was wurde geändert]

## Gelöschte Rollen
- [Rollenname]: [Grund]

## Neue Policies
- [Policy-Titel] für [Kreis]

## Geänderte Policies
- [Policy-Titel]: [Was wurde geändert]

## Gelöschte Policies
- [Policy-Titel]: [Grund]

Research Insight: Studien zur Organisationsdokumentation zeigen, dass Teams, die standardisierte Templates verwenden, 40% weniger Zeit für die Pflege der Dokumentation aufwenden und gleichzeitig konsistentere Records haben. [2]

Governance-Aufzeichnungen organisieren

Struktur nach Kreisen

Die natürlichste Struktur folgt der Kreishierarchie:

📁 Governance
├── 📁 Anchor Circle
│   ├── Rollen.md
│   ├── Policies.md
│   └── 📁 Sub-Kreise
│       ├── 📁 Product
│       │   ├── Rollen.md
│       │   └── Policies.md
│       ├── 📁 Operations
│       │   ├── Rollen.md
│       │   └── Policies.md
│       └── 📁 Sales
│           ├── Rollen.md
│           └── Policies.md
└── 📁 Changelog
    ├── 2025-Q4.md
    └── 2025-Q3.md

Namenskonventionen

Einheitliche Benennung erleichtert das Finden:

• Kreise: CamelCase oder mit Bindestrichen (Product-Development)
• Rollen: Klare Bezeichnung, keine Abkürzungen
• Policies: Mit Präfix des Kreises (OPS-Kaufgenehmigung)

Versionierung

Governance-Änderungen sollten nachvollziehbar sein:

• Datum jeder Änderung
• Art der Änderung (neu, geändert, gelöscht)
• Governance-Meeting, in dem beschlossen
• Optional: Vorherige Version archivieren

Zugriff und Transparenz

Wer braucht Zugriff?

Alle Kreismitglieder: Müssen alle Governance-Records ihres Kreises sehen können.

Alle Organisationsmitglieder: Sollten mindestens die Grundstruktur aller Kreise sehen können.

Externe (optional): Manche Organisationen machen ihre Governance öffentlich.

Zugriffs-Levels

Typische Zugriffshierarchie:

Level	Wer	Was
Lesen	Alle	Alle Governance-Records
Kommentieren	Kreismitglieder	Records ihres Kreises
Bearbeiten	Secretary	Records ihres Kreises
Administrieren	Super-Admin	Alle Records, Struktur

Transparenz als Prinzip

In Holacracy ist Governance-Transparenz kein Nice-to-have, sondern Voraussetzung für das Funktionieren des Systems. Wenn jemand die Autorität einer Rolle nicht nachschlagen kann, kann er sie nicht respektieren oder nutzen.

Versionierung und Historie

Warum Historie wichtig ist

• Nachvollziehbarkeit: Warum wurde eine Rolle so definiert?
• Lernfähigkeit: Was hat funktioniert, was nicht?
• Konfliktlösung: Was war der ursprüngliche Intent?

Was archiviert werden sollte

• Gelöschte Rollen (mit Datum und Grund)
• Alte Versionen geänderter Rollen
• Governance-Meeting-Protokolle
• Wesentliche Entscheidungen und deren Kontext

Archiv-Struktur

📁 Governance-Archiv
├── 📁 Gelöschte-Rollen
│   ├── Events-Coordinator_2024-06.md
│   └── Office-Manager_2024-09.md
├── 📁 Alte-Versionen
│   └── Customer-Success_v1_2024-03.md
└── 📁 Meeting-Protokolle
    ├── 2025-11-15_Governance.md
    └── 2025-10-01_Governance.md

Tools-Vergleich: GlassFrog, Holaspirit, Notion, Custom

GlassFrog

Beschreibung: Offizielles Holacracy-Tool von HolacracyOne.

Vorteile:

• 100% verfassungskonform
• Integrierte Projekt- und Meeting-Features
• Mobile App
• Training und Support inklusive
• Automatische Konsistenzprüfung

Nachteile:

• Monatliche Kosten pro User
• Wenig Flexibilität für Anpassungen
• Lernkurve für neue User
• Englische Oberfläche

Kosten: Ab $6/User/Monat (Stand 2025)

Für wen: Organisationen, die 100% Holacracy praktizieren und Budget haben.

Holaspirit

Beschreibung: Alternatives Governance-Tool mit Fokus auf Visualisierung.

Vorteile:

• Visuell ansprechende Kreisdarstellung
• OKR-Integration
• Flexibler als GlassFrog
• Mehrsprachig
• Org-Chart-Export

Nachteile:

• Monatliche Kosten
• Weniger strikt in Verfassungstreue
• Kann für kleine Teams überdimensioniert sein

Kosten: Ab $8/User/Monat (Stand 2025)

Für wen: Mittlere bis große Organisationen, die Wert auf Visualisierung legen.

Notion

Beschreibung: All-in-One-Workspace, der für Governance angepasst werden kann.

Vorteile:

• Geringe bis keine Zusatzkosten
• Maximale Flexibilität
• Bekannt bei vielen Teams
• Gute Kollaboration
• Databases für strukturierte Daten

Nachteile:

• Keine Holacracy-spezifische Struktur
• Manuelle Konsistenzpflege nötig
• Keine automatische Validierung
• Kann schnell unübersichtlich werden

Kosten: Ab $0 (Free) bis $10/User/Monat (Business)

Für wen: Kleine Teams, die bereits Notion nutzen.

Custom-Lösungen (Airtable, Coda, Sheets)

Beschreibung: Selbst gebaute Governance-Systeme auf Basis von Datenbank-Tools.

Vorteile:

• Maximale Anpassung
• Integration mit bestehenden Systemen
• Keine Vendor-Lock-in
• Oft kostenlos oder günstig

Nachteile:

• Entwicklungsaufwand
• Wartungsaufwand
• Keine Updates oder Support
• Risiko von Inkonsistenzen

Für wen: Technisch versierte Teams mit spezifischen Anforderungen.

Vergleichstabelle

Kriterium	GlassFrog	Holaspirit	Notion	Custom
Verfassungstreue	★★★★★	★★★★☆	★★☆☆☆	★★☆☆☆
Flexibilität	★★☆☆☆	★★★☆☆	★★★★★	★★★★★
Visualisierung	★★★★☆	★★★★★	★★★☆☆	★★★☆☆
Kosten	★★☆☆☆	★★☆☆☆	★★★★★	★★★★★
Onboarding	★★★☆☆	★★★☆☆	★★★★☆	★★☆☆☆
Mobile	★★★★☆	★★★★☆	★★★★☆	★★☆☆☆

Research Insight: Untersuchungen zeigen, dass der Erfolg von Governance-Tools stärker von konsequenter Nutzung abhängt als von Features. Das einfachste Tool, das gepflegt wird, ist besser als das beste Tool, das veraltet. [3]

Compliance und rechtliche Aspekte

Was hat rechtliche Relevanz?

In den meisten Jurisdiktionen hat Holacracy-Governance keine direkte rechtliche Bindung. Aber:

• Arbeitsverträge: Können auf Rollen-Dokumentation verweisen
• Vollmachten: Domain-Zuweisungen können Vollmachtsstrukturen abbilden
• Audit-Trails: Für ISO-Zertifizierungen relevant
• Datenschutz: Personenbezogene Daten in Records beachten

DSGVO-Konformität

Bei der Dokumentation von Rolleninhabern beachten:

• Nur nötige personenbezogene Daten speichern
• Löschung bei Ausscheiden ermöglichen
• Zugriffsrechte klar regeln
• Bei externen Tools: Auftragsverarbeitungsvertrag

Aufbewahrungsfristen

Es gibt keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Governance-Records. Empfehlung:

• Aktive Governance: Unbegrenzt
• Archiv: 5-10 Jahre
• Personenbezogene Daten: Nach Ausscheiden anonymisieren oder löschen

Häufige Dokumentationsfehler

Fehler 1: Records werden nicht aktualisiert

Problem: Änderungen aus Governance-Meetings werden nicht oder verzögert dokumentiert.

Konsequenz: Niemand weiß, was aktuell gilt.

Lösung: Feste Routine: Innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting aktualisieren. Secretary-Accountability klar definieren.

Fehler 2: Inkonsistente Formate

Problem: Jeder dokumentiert anders. Keine einheitliche Struktur.

Konsequenz: Records sind schwer zu lesen und zu vergleichen.

Lösung: Templates erstellen und konsequent nutzen.

Fehler 3: Records sind nicht auffindbar

Problem: Die Dokumentation existiert, aber niemand findet sie.

Konsequenz: Faktisch keine Dokumentation.

Lösung: Klare Struktur, einen zentralen Einstiegspunkt, regelmäßige Kommunikation wo Records zu finden sind.

Fehler 4: Zu viel Detail

Problem: Jedes Detail wird dokumentiert, einschließlich Meeting-Diskussionen.

Konsequenz: Wichtige Informationen gehen in der Masse unter.

Lösung: Fokus auf Ergebnisse: Was wurde beschlossen? Diskussionen gehören nicht in die offiziellen Records.

Fehler 5: Zu wenig Detail

Problem: Nur Namen und Purpose werden dokumentiert, keine Accountabilities.

Konsequenz: Unklar, was von einer Rolle erwartet wird.

Lösung: Mindestens: Name, Purpose, Domains, Accountabilities für jede Rolle.

Fehler 6: Keine Historie

Problem: Alte Versionen werden überschrieben statt archiviert.

Konsequenz: Keine Nachvollziehbarkeit, kein organisationales Lernen.

Lösung: Changelog führen, alte Versionen archivieren.

Fehler 7: Falsche Zugriffsbeschränkungen

Problem: Records sind nur für bestimmte Personen zugänglich.

Konsequenz: Transparenz-Prinzip wird verletzt, Holacracy funktioniert nicht.

Lösung: Alle Governance-Records für alle sichtbar machen.

Governance-Dokumentation bei SI Labs

Unsere Erfahrungen über zehn Jahre:

Einfachheit vor Features

Wir haben mit GlassFrog begonnen, sind aber zu einer einfachen Notion-Struktur gewechselt. Der Grund: Weniger Komplexität, mehr Ownership.

24-Stunden-Regel

Unsere Secretary-Rollen haben eine klare Erwartung: Innerhalb von 24 Stunden nach dem Governance-Meeting sind Records aktualisiert.

Changelog als Kommunikationskanal

Nach jedem Governance-Meeting posten wir einen kurzen Changelog in unserem Team-Channel. Das erhöht die Sichtbarkeit von Änderungen.

Quarterly Review

Alle drei Monate prüfen wir unsere Governance-Records auf Aktualität und Konsistenz. Fragen: Gibt es Rollen, die niemand mehr energetisiert? Policies, die nicht mehr relevant sind?

Onboarding via Records

Neue Teammitglieder bekommen als erstes Zugang zu den Governance-Records. „Hier siehst du, wie wir organisiert sind.”

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf der Analyse akademischer Arbeiten zu Organisationsdokumentation und Self-Management-Systemen sowie über zehn Jahre praktische Erfahrung mit Governance-Dokumentation bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Studien zur Rolle von Dokumentation in verteilten Organisationen
• Vergleichende Analysen von Governance-Tools
• Praktiker-Literatur zu Records-Management

Einschränkungen: Unsere Empfehlungen basieren auf unserer spezifischen Erfahrung mit einer mittelgroßen Organisation. Größere Organisationen haben möglicherweise andere Anforderungen.

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren und hat verschiedene Dokumentationstools und -praktiken erprobt. Wir haben keine kommerziellen Beziehungen zu den genannten Tool-Anbietern.

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Quellen

[1] Reitzig, Markus, und Maciejovsky, Boris. “Managers matter less than we think: How can organizations function without any middle management?” Journal of Organization Design 11 (2022): 91-106. DOI: 10.1007/s41469-022-00133-7 [Empirische Studie | 35 Organisationen | Zitationen: 12 | Qualität: 64/100]

[2] Neubauer, Maximilian, et al. “Flexibility out of standardization.” International Journal of Organization Theory & Behavior 25, no. 3 (2022): 181-198. DOI: 10.1108/ijotb-11-2020-0197 [Qualitative Studie | 2 Organisationen | Zitationen: 5 | Qualität: 56/100]

[3] Wyrwich, Marlon, et al. “How Mercedes-Benz addresses digital transformation using Holacracy.” Journal of Organizational Change Management 34, no. 5 (2021): 1152-1171. DOI: 10.1108/jocm-12-2020-0395 [Fallstudie | 1 Organisation | Zitationen: 28 | Qualität: 65/100]

[4] Bernstein, Ethan, et al. “Beyond the Holacracy Hype: The Overwrought Claims and Actual Promise of the Next Generation of Self-Managed Teams.” Harvard Business Review 94, no. 7/8 (2016): 38-49. [HBR Praxisartikel | Multiple Fallstudien | Zitationen: 312 | Qualität: 72/100]