Die Sekretär-Rolle in Holacracy: Vollständiger Leitfaden

Die Sekretär-Rolle ist der Hüter der Governance-Records in Holacracy. Während der Facilitator den Prozess hütet, hütet der Sekretär die Ergebnisse. Ohne akkurate Records weiß niemand, welche Rollen existieren, wer welche Accountabilities hat und welche Policies gelten. Die Sekretär-Rolle macht Governance real.

Bei SI Labs haben wir die Sekretär-Rolle über Jahre verfeinert. Wir haben gelernt, was gute Dokumentation ausmacht und welche Fehler typischerweise passieren. Dieser Artikel teilt dieses Wissen.

Was ist die Sekretär-Rolle?

Die Sekretär-Rolle ist eine der drei gewählten Rollen in jedem Holacracy-Kreis, neben dem Lead Link und dem Facilitator. Sie ist keine administrative Hilfskraft, sondern eine Governance-Rolle mit eigener Autorität.

Kernfunktionen:

• Governance-Records führen und aktualisieren
• Governance-Meetings einberufen (auf Anfrage)
• Verfassungskonformität der Records sicherstellen
• Als Anlaufstelle für Governance-Fragen dienen

Was die Sekretär-Rolle NICHT ist:

• Assistenz für den Lead Link
• Protokollant für alle Meetings
• Administrator für operative Aufgaben

Research Insight: Eine Studie zu selbstorganisierten Teams zeigt, dass klare Dokumentation ein kritischer Erfolgsfaktor für verteilte Autorität ist. Ohne zugängliche, aktuelle Records können Rolleninahaber ihre Autorität nicht effektiv nutzen. [1]

Verantwortlichkeiten (Accountabilities) im Detail

Die Holacracy-Verfassung definiert spezifische Accountabilities für die Sekretär-Rolle:

1. Governance-Records pflegen

Die Sekretär-Rolle dokumentiert alle Governance-Ergebnisse des Kreises:

• Rollen (Name, Purpose, Domains, Accountabilities)
• Sub-Kreise und ihre Struktur
• Policies des Kreises
• Gewählte Rollen (Facilitator, Secretary, Rep Link)

Praktisch bedeutet das:

• Nach jedem Governance-Meeting die Änderungen eintragen
• Sicherstellen, dass alle Beschlüsse korrekt dokumentiert sind
• Records so formatieren, dass sie leicht auffindbar sind

2. Governance-Meetings einberufen

Auf Anfrage eines Kreismitglieds muss die Sekretär-Rolle ein Governance-Meeting einberufen. Das bedeutet:

• Termin koordinieren
• Einladung versenden
• Mindestens 24 Stunden Vorlauf gewährleisten

Die Sekretär-Rolle entscheidet nicht, OB ein Meeting stattfindet, sie organisiert nur das WANN.

3. Meeting-Ergebnisse veröffentlichen

Nach jedem Governance-Meeting müssen die Ergebnisse zeitnah veröffentlicht werden. Typischerweise:

• Innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting
• In einem für alle zugänglichen System
• Mit klarer Kennzeichnung, was geändert wurde

4. Verfassungskonformität prüfen

Die Sekretär-Rolle interpretiert die Holacracy-Verfassung bei Unklarheiten. Wenn jemand fragt „Darf eine Rolle das tun?”, ist die Sekretär-Rolle die erste Anlaufstelle.

Wichtig: Die Sekretär-Rolle interpretiert die Verfassung, aber sie erstellt keine neuen Regeln. Bei echten Konflikten entscheidet letztlich die Verfassung selbst.

Domains der Sekretär-Rolle

Die Sekretär-Rolle hat exklusive Kontrolle über:

1. Governance-Records des Kreises

Niemand sonst darf die offiziellen Records ändern. Wenn jemand einen Fehler findet, meldet er ihn der Sekretär-Rolle, die die Korrektur vornimmt.

2. Meeting-Planung für Governance

Die Sekretär-Rolle legt Termine für reguläre und ad-hoc Governance-Meetings fest.

Vor dem Meeting: Vorbereitung

Die Vorbereitung entscheidet über die Meeting-Qualität.

1. Aktuelle Records bereithalten

Stellen Sie sicher, dass die aktuellen Governance-Records für alle Teilnehmer zugänglich sind. Niemand sollte im Meeting fragen müssen: „Welche Accountabilities hat die Rolle eigentlich?“

2. Agenda-Kanal prüfen

Wenn Ihre Organisation vorbereitete Proposals nutzt, prüfen Sie den Governance-Kanal vor dem Meeting:

• Welche Proposals wurden eingereicht?
• Gibt es komplexe Themen, die mehr Zeit brauchen?
• Sind die Proposals verständlich formuliert?

3. Tools vorbereiten

Haben Sie Ihre Dokumentationstools bereit:

• Governance-System (GlassFrog, Holaspirit, Notion, etc.)
• Notizen-Tool für das Meeting
• Zugang zu Bildschirm-Sharing (bei Remote-Meetings)

4. Zeitrahmen abstimmen

Koordinieren Sie mit dem Facilitator:

• Wie lange ist das Meeting geplant?
• Gibt es Agenda-Items, die priorisiert werden sollten?

Während des Meetings: Dokumentation

In der Agenda-Phase

Notieren Sie alle Agenda-Items mit den Namen der Antragsteller. Eine typische Notiz:

Agenda:
1. "Rolle Marketing" - Maria
2. "Domain Website" - Thomas
3. "Policy Urlaub" - Stefan

Während der Proposal-Bearbeitung

Für jedes bearbeitete Proposal dokumentieren Sie:

• Die Spannung (kurz)
• Das ursprüngliche Proposal
• Anpassungen durch Amend & Clarify
• Integrationen nach Einwänden
• Das finale Ergebnis

Beispiel-Dokumentation:

Agenda-Item 1: "Rolle Marketing" (Maria)

Spannung: Niemand kümmert sich um Social Media

Ursprüngliches Proposal:
- Rolle "Social Media Manager" erstellen
- Accountability: "Posts auf LinkedIn veröffentlichen"

Integration nach Einwand (Thomas):
- Accountability erweitert: "Posts auf LinkedIn veröffentlichen,
  nach Abstimmung mit Brand Guidelines"

ERGEBNIS: ANGENOMMEN
- Neue Rolle: "Social Media Manager"
- Accountability: "Posts auf LinkedIn veröffentlichen,
  nach Abstimmung mit Brand Guidelines"

Bei Nicht-Annahme

Dokumentieren Sie auch, wenn ein Proposal nicht angenommen wurde und warum:

Agenda-Item 2: "Domain Website" (Thomas)

Spannung: Unklarheit über Website-Zuständigkeit

Proposal: Domain "Website" an Rolle Marketing

ERGEBNIS: ZURÜCKGEZOGEN
Grund: Antragsteller zieht Proposal zurück nach Reaktionsrunde

Was Sie NICHT dokumentieren müssen

• Wer was in der Reaktionsrunde gesagt hat
• Details der Diskussionen
• Nicht-valide Einwände

Die Records dokumentieren Ergebnisse, nicht den Prozess.

Research Insight: Forschung zeigt, dass übermäßig detaillierte Meeting-Protokolle selten gelesen werden. Fokussierte Ergebnis-Dokumentation erhöht die tatsächliche Nutzung der Records. [2]

Nach dem Meeting: Veröffentlichung

1. Records aktualisieren

Übertragen Sie alle Änderungen in das offizielle Governance-System:

• Neue Rollen anlegen
• Accountabilities aktualisieren
• Policies eintragen
• Gelöschte Elemente entfernen

2. Änderungen kommunizieren

Informieren Sie betroffene Kreismitglieder über relevante Änderungen:

• Neue Accountabilities für bestehende Rollen
• Neue Policies, die alle betreffen
• Strukturänderungen im Kreis

3. Records veröffentlichen

Stellen Sie sicher, dass die aktualisierten Records für alle zugänglich sind. Bei verteilten Teams: Veröffentlichen Sie einen Changelog oder eine Zusammenfassung der Änderungen.

4. Archiv pflegen

Governance-Änderungen sollten nachvollziehbar sein. Führen Sie ein Archiv mit:

• Datum der Änderung
• Art der Änderung
• Governance-Meeting, in dem beschlossen

Tools: GlassFrog, Holaspirit, Notion

GlassFrog

Vorteile:

• Offizielles Holacracy-Tool von HolacracyOne
• Vollständige Verfassungskonformität
• Integrierte Projektmanagement-Features
• Mobile App verfügbar

Nachteile:

• Monatliche Kosten
• Weniger Flexibilität für Anpassungen
• Lernkurve für neue Nutzer

Für wen: Organisationen, die 100% verfassungskonform arbeiten wollen und Budget haben.

Holaspirit

Vorteile:

• Visuell ansprechende Darstellung der Kreisstruktur
• Gute Integration mit anderen Tools
• Flexible Anpassungsmöglichkeiten
• Organigramm-Visualisierung

Nachteile:

• Monatliche Kosten
• Weniger strikte Verfassungstreue als GlassFrog
• Kann für kleine Teams zu komplex sein

Für wen: Mittlere bis große Organisationen, die Wert auf Visualisierung legen.

Notion (oder andere Docs-Tools)

Vorteile:

• Geringe bis keine Zusatzkosten
• Maximale Flexibilität
• Bekannt bei vielen Teams
• Einfache Kollaboration

Nachteile:

• Keine Holacracy-spezifische Struktur
• Manuelle Pflege nötig
• Keine automatische Validierung
• Risiko von Inkonsistenzen

Für wen: Kleine Teams, die bereits Notion nutzen und keine weiteren Tools einführen wollen.

Custom-Lösungen

Einige Organisationen bauen eigene Lösungen auf Basis von:

• Airtable
• Coda
• Google Sheets + Docs
• Interne Wikis

Vorteile: Maximale Anpassung an eigene Bedürfnisse. Nachteile: Entwicklungs- und Wartungsaufwand, keine Updates.

Research Insight: Studien zur Digitalisierung von Organisationsstrukturen zeigen, dass der Erfolg von Governance-Tools stärker von der konsequenten Nutzung abhängt als von den Features. Das einfachste Tool, das konsequent gepflegt wird, ist besser als das beste Tool, das veraltet. [3]

Häufige Fehler von Sekretären

Fehler 1: Zu viel dokumentieren

Problem: Jedes Detail jeder Diskussion wird protokolliert.

Konsequenz: Niemand liest die Records, wichtige Informationen gehen unter.

Lösung: Fokus auf Ergebnisse. Dokumentieren Sie WAS entschieden wurde, nicht WIE diskutiert wurde.

Fehler 2: Updates verzögern

Problem: Records werden erst Tage oder Wochen nach dem Meeting aktualisiert.

Konsequenz: Niemand weiß, was aktuell gilt. Verwirrung entsteht.

Lösung: Innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting aktualisieren. Machen Sie es zur festen Routine.

Fehler 3: Unklare Formulierungen übernehmen

Problem: Unklare Proposals werden 1:1 dokumentiert.

Konsequenz: Die Unklarheit wird permanent. Spätere Konflikte sind vorprogrammiert.

Lösung: Klären Sie im Meeting, bevor Sie dokumentieren. „Ich möchte das so formulieren: … Ist das korrekt?”

Fehler 4: Records nicht zugänglich machen

Problem: Die Records existieren, aber niemand findet sie.

Konsequenz: Kreismitglieder können ihre Autorität nicht nachschlagen.

Lösung: Klare Struktur, einfacher Zugang, regelmäßige Erinnerung, wo Records zu finden sind.

Fehler 5: Verfassungsauslegung überschreiten

Problem: Die Sekretär-Rolle trifft inhaltliche Entscheidungen statt nur die Verfassung zu interpretieren.

Konsequenz: Die Rolle wird politisch, Vertrauen schwindet.

Lösung: Bei Unklarheit auf die Verfassung verweisen, nicht eigene Meinung durchsetzen.

Fehler 6: Rolle wird zur Last

Problem: Der Sekretär empfindet die Rolle als lästige Pflicht.

Konsequenz: Qualität der Records sinkt, Frustration steigt.

Lösung: Rotation erwägen, Tools optimieren, Bedeutung der Rolle würdigen.

Tipps für exzellente Sekretäre

1. Entwickeln Sie eine Routine

Feste Zeiten für Records-Pflege reduzieren den mentalen Aufwand:

• Direkt nach dem Meeting: Grob-Dokumentation
• Innerhalb 24h: Fein-Dokumentation und Veröffentlichung
• Wöchentlich: Records-Review auf Konsistenz

2. Nutzen Sie Templates

Erstellen Sie Vorlagen für:

• Neue Rollen
• Policies
• Meeting-Notizen
• Änderungs-Kommunikation

3. Bauen Sie Redundanz

Was passiert, wenn Sie ausfallen?

• Dokumentieren Sie Ihre Prozesse
• Trainieren Sie einen Backup
• Stellen Sie sicher, dass andere Zugang zu den Tools haben

4. Fragen Sie nach

Im Zweifelsfall: Fragen Sie. „Ich habe das so verstanden: … Ist das korrekt?“

5. Pflegen Sie Beziehung zum Facilitator

Facilitator und Secretary arbeiten eng zusammen:

• Vor dem Meeting: Abstimmung über Agenda und Zeit
• Während: Facilitator führt, Secretary dokumentiert
• Nach: Gemeinsame Reflexion möglich

6. Kennen Sie die Verfassung

Als Sekretär sollten Sie die Holacracy-Verfassung gut kennen, insbesondere:

• Artikel III: Governance-Prozess
• Appendix A: Kernrollen-Definitionen

Die Sekretär-Rolle bei SI Labs

Unsere Erfahrungen über zehn Jahre:

Rotation funktioniert

Wir rotieren die Sekretär-Rolle alle 6-12 Monate. Das verteilt die Arbeit und entwickelt Governance-Kompetenz im Team.

Einfache Tools bevorzugen

Wir haben verschiedene Tools ausprobiert und sind bei einer einfachen Notion-Struktur geblieben. Konsistenz schlägt Features.

Post-Meeting-Routine

Unser Standard: Innerhalb von 2 Stunden nach dem Meeting sind die Records aktualisiert. Das erfordert Disziplin, schafft aber Klarheit.

Changelog-Kultur

Wir veröffentlichen nach jedem Governance-Meeting einen kurzen Changelog im Team-Channel. Das erhöht die Sichtbarkeit von Änderungen.

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf der Analyse akademischer Arbeiten zu selbstorganisierten Teams und Dokumentationspraktiken sowie über zehn Jahre praktische Erfahrung mit der Sekretär-Rolle bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Studien zur Rolle von Dokumentation in verteilten Organisationen
• Fallstudien zu Holacracy-Implementierungen
• Praktiker-Literatur zu Governance-Prozessen

Einschränkungen: Unsere Empfehlungen basieren auf unserer spezifischen Erfahrung mit mittleren Teams. Größere oder kleinere Organisationen haben möglicherweise andere Anforderungen.

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren. Mehrere Teammitglieder haben die Sekretär-Rolle innegehabt. Diese Erfahrung prägt unsere Perspektive.

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Quellen

[1] Reitzig, Markus, und Maciejovsky, Boris. “Managers matter less than we think: How can organizations function without any middle management?” Journal of Organization Design 11 (2022): 91-106. DOI: 10.1007/s41469-022-00133-7 [Empirische Studie | 35 Organisationen | Zitationen: 12 | Qualität: 64/100]

[2] Neubauer, Maximilian, et al. “Flexibility out of standardization.” International Journal of Organization Theory & Behavior 25, no. 3 (2022): 181-198. DOI: 10.1108/ijotb-11-2020-0197 [Qualitative Studie | 2 Organisationen | Zitationen: 5 | Qualität: 56/100]

[3] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]

[4] Bernstein, Ethan, et al. “Beyond the Holacracy Hype: The Overwrought Claims and Actual Promise of the Next Generation of Self-Managed Teams.” Harvard Business Review 94, no. 7/8 (2016): 38-49. [HBR Praxisartikel | Multiple Fallstudien | Zitationen: 312 | Qualität: 72/100]