Rollen definieren in Holacracy: Ein praktischer Leitfaden

Rollen sind die Grundbausteine jeder holakratischen Organisation. Sie ersetzen traditionelle Jobtitel und Stellenbeschreibungen durch ein flexibleres, präziseres System. Eine gut definierte Rolle schafft Klarheit über Autorität und Verantwortung. Eine schlecht definierte Rolle führt zu Konflikten und Verwirrung.

Bei SI Labs haben wir hunderte Rollen definiert, überarbeitet und manchmal wieder gelöscht. Wir kennen die häufigen Fehler und die Muster, die funktionieren. Für einen vollständigen Einstieg siehe unseren Holacracy-Leitfaden. Dieser Artikel teilt unsere Erfahrung mit Rollendesign.

Die Anatomie einer Rolle

Jede Rolle in Holacracy besteht aus maximal drei Elementen:

1. Purpose (Zweck)

Der Purpose beschreibt, warum die Rolle existiert. Er gibt die Richtung vor und hilft bei der Priorisierung.

Gute Purposes:

• „Kunden zu treuen Fans machen” (Customer Success)
• „Unsere Expertise sichtbar machen” (Content)
• „Die richtigen Menschen für die richtigen Rollen finden” (Recruiting)

Schlechte Purposes:

• „Marketing machen” (zu vage)
• „E-Mails beantworten” (beschreibt Aktivität, nicht Zweck)
• „Der beste Content-Manager sein” (nicht messbar oder hilfreich)

Ein Purpose beantwortet die Frage: „Was wäre nicht da, wenn diese Rolle nicht existieren würde?“

2. Domains (Hoheitsbereiche)

Domains definieren, worüber die Rolle exklusive Kontrolle hat. Andere können in diese Bereiche nur mit Erlaubnis des Rolleninhabers eingreifen.

Beispiele für Domains:

• „Website” (nur diese Rolle darf die Website ändern)
• „Kundenverträge” (nur diese Rolle unterschreibt Verträge)
• „Social Media Accounts” (nur diese Rolle postet)

Domains sind optional. Nicht jede Rolle braucht exklusive Kontrolle über etwas. Verwenden Sie Domains sparsam, sie schränken die Autonomie anderer ein.

3. Accountabilities (Verantwortlichkeiten)

Accountabilities beschreiben die fortlaufenden Aktivitäten, für die die Rolle verantwortlich ist. Sie sind als „Tun von X” formuliert.

Gute Accountabilities:

• „Erstellen und Veröffentlichen von Blog-Artikeln gemäß Content-Kalender”
• „Beantworten von Kundenanfragen innerhalb von 24 Stunden”
• „Durchführen von wöchentlichen Pipeline-Reviews”

Schlechte Accountabilities:

• „Für Marketing verantwortlich sein” (zu vage)
• „Website optimieren” (kein fortlaufender Prozess, sondern ein Projekt)
• „Kreativ sein” (nicht handlungsfähig)

Accountabilities beantworten die Frage: „Was kann ich von dieser Rolle erwarten?”

Research Insight: Studien zeigen, dass klare Rollen-Definitionen mit weniger „illegitimen Aufgaben” korrelieren, also Aufgaben, die Mitarbeiter als nicht zu ihrer Rolle gehörend empfinden. Dies führt zu höherer Zufriedenheit und geringerer Burnout-Gefahr. [1]

Rollen vs. Jobtitel

Die Unterscheidung ist fundamental:

Jobtitel	Rolle
Definiert, wer jemand ist	Definiert, was jemand tut
Statisch	Dynamisch
Eine Person = ein Titel	Eine Person = mehrere Rollen
Statusbezogen	Funktionsbezogen
Änderung = Beförderung/Degradierung	Änderung = Governance-Entscheidung

In traditionellen Organisationen ist der Jobtitel Teil der Identität. „Ich bin Marketing Manager” definiert nicht nur die Aufgaben, sondern auch den Status. In Holacracy ist eine Rolle keine Identität. Sie ist eine Funktion, die jemand ausübt, solange sie gebraucht wird.

Eine Person in einer holakratischen Organisation hat typischerweise 3-7 Rollen. Diese Mehrfachzuweisung ermöglicht Flexibilität: Rollen können hinzugefügt, entfernt oder zwischen Personen verschoben werden, ohne dass jemand „degradiert” wird.

Rollen erstellen: Der Prozess

Schritt 1: Die Spannung identifizieren

Rollen entstehen aus Spannungen. Fragen Sie: „Was funktioniert nicht gut genug?” oder „Was fehlt?”

Beispiele für Spannungen, die zu Rollen führen:

• „Niemand kümmert sich um unsere Social Media Präsenz.”
• „Kundenanfragen bleiben tagelang unbeantwortet.”
• „Wir haben keine klare Verantwortung für die Datenschutz-Compliance.”

Schritt 2: Den Purpose formulieren

Formulieren Sie, warum diese Rolle existieren sollte. Vermeiden Sie Aktivitätsbeschreibungen. Fokussieren Sie auf das Ergebnis oder den Zustand, den die Rolle schaffen soll.

Statt: „Social Media Posts erstellen” Besser: „Unsere Community in sozialen Medien pflegen und wachsen lassen”

Schritt 3: Accountabilities definieren

Listen Sie die fortlaufenden Aktivitäten auf, die zur Erfüllung des Purpose notwendig sind. Formulieren Sie sie als „Tun von X”.

Template:

• [Verb]en von [was] [unter welchen Bedingungen/für wen]

Beispiele:

• „Erstellen und Veröffentlichen von Social Media Posts gemäß Content-Kalender”
• „Beantworten von Kommentaren und Nachrichten auf Social Media innerhalb von 4 Stunden während der Geschäftszeiten”
• „Analysieren von Social Media Metriken und Berichten an Marketing-Kreis monatlich”

Schritt 4: Domains prüfen

Überlegen Sie, ob die Rolle exklusive Kontrolle über etwas braucht. In den meisten Fällen: nein.

Domain hinzufügen, wenn:

• Andere diese Ressource nicht ohne Abstimmung nutzen sollten
• Konflikte über die Nutzung wahrscheinlich sind
• Klare Ownership wichtig ist

Keine Domain, wenn:

• Die Ressource von mehreren Rollen genutzt wird
• Flexibilität wichtiger ist als Kontrolle

Schritt 5: Proposal einbringen

Bringen Sie das Proposal in ein Governance-Meeting ein. Seien Sie offen für Änderungen durch den IDM-Prozess.

Häufige Fehler bei Rollen-Definitionen

Fehler 1: Zu breite Rollen

Problem: Eine Rolle hat zu viele Accountabilities und ist eigentlich mehrere Rollen. Symptom: Der Rolleninhaber ist überlastet, Prioritäten sind unklar. Lösung: Die Rolle in mehrere, fokussiertere Rollen aufteilen.

Beispiel: Zu breit: „Marketing Manager” mit 15 Accountabilities von Content über Events bis Partnerships. Besser: „Content Creator”, „Event Coordinator”, „Partnership Manager” als separate Rollen.

Fehler 2: Zu enge Rollen

Problem: Eine Rolle ist so spezifisch, dass sie keinen Spielraum lässt. Symptom: Der Rolleninhaber fühlt sich eingeengt, kann nicht auf Veränderungen reagieren. Lösung: Accountabilities breiter formulieren, Purpose stärken.

Beispiel: Zu eng: „Social Media Manager” mit Accountability „Veröffentlichen von genau 3 LinkedIn-Posts pro Woche”. Besser: „Pflegen und Entwickeln unserer Social Media Präsenz gemäß Content-Strategie”.

Fehler 3: Aktivitäten statt Ergebnisse

Problem: Der Purpose beschreibt Aktivitäten statt das Ergebnis. Symptom: Die Rolle kann ihre Arbeit nicht priorisieren. Lösung: Fragen Sie: „Warum tun wir das?” und formulieren Sie das als Purpose.

Beispiel: Aktivität: „Blog-Posts schreiben” Ergebnis: „Unsere Expertise für potenzielle Kunden sichtbar machen”

Fehler 4: Zu viele Domains

Problem: Jede Rolle hat Domains, die andere einschränken. Symptom: Ständige Anfragen um Erlaubnis, langsame Arbeit. Lösung: Domains nur dort, wo exklusive Kontrolle wirklich nötig ist.

Research Insight: Forschung zeigt, dass Organisationen mit flacheren Strukturen zu „haphazard execution” neigen, wenn keine klaren Verantwortlichkeiten existieren. Präzise Rollen-Definitionen sind der Schlüssel, um Flexibilität ohne Chaos zu erreichen. [2]

Rollen-Evolution: Wie Rollen sich verändern

Rollen sind nicht statisch. Sie entwickeln sich durch den Governance-Prozess weiter.

Wann Rollen ändern?

• Eine Accountability wird nicht mehr gebraucht → entfernen
• Eine neue Aktivität wird dauerhaft → Accountability hinzufügen
• Der Purpose ist nicht mehr relevant → Purpose anpassen oder Rolle löschen
• Konflikte über Domains → Domain klären oder Policy erstellen

Wann Rollen löschen?

• Der Purpose ist erfüllt oder nicht mehr relevant
• Niemand füllt die Rolle aus und das ist okay
• Die Accountabilities wurden auf andere Rollen verteilt

Wann Rollen aufteilen?

• Eine Person kann die Rolle nicht allein ausfüllen
• Verschiedene Accountabilities erfordern verschiedene Kompetenzen
• Die Rolle ist zum Flaschenhals geworden

Multi-Rolle: Mehrere Rollen pro Person

In Holacracy hat eine Person typischerweise mehrere Rollen. Das bringt Vorteile und Herausforderungen.

Vorteile

• Flexibilität: Kapazität kann zwischen Rollen verschoben werden
• Entwicklung: Menschen können neue Rollen übernehmen, ohne Jobtitel zu wechseln
• Effizienz: Overhead durch Übergaben zwischen Personen wird reduziert

Herausforderungen

• Priorisierung: Welche Rolle hat gerade Priorität?
• Kapazität: Zu viele Rollen überlasten
• Identität: „Wer bin ich, wenn ich so viele Rollen habe?”

Best Practices

• Regelmäßig prüfen, ob die Rollenverteilung noch passt
• Lead Link kann Rollen zuweisen und entziehen
• Überlastung in Tactical Meetings ansprechen

Rollen bei SI Labs

Unsere Erfahrung mit Rollen-Design:

Kleine Rollen bevorzugen

Wir haben gelernt, lieber mehr kleine Rollen zu haben als wenige große. Kleine Rollen sind flexibler und können leichter zwischen Personen verschoben werden.

Purpose vor Accountabilities

Wenn wir eine Rolle definieren, verbringen wir mehr Zeit mit dem Purpose als mit den Accountabilities. Ein klarer Purpose ermöglicht es dem Rolleninhaber, selbst zu entscheiden, was zu tun ist.

Domains sparsam einsetzen

Wir haben anfangs zu viele Domains vergeben. Das führte zu ständigen Permission-Requests. Heute vergeben wir Domains nur, wenn es wirklich Konflikte zu lösen gibt.

Rollen-Karten nutzen

Jede Rolle hat eine „Rollen-Karte” in unserem System (GlassFrog), die Purpose, Accountabilities und Domains dokumentiert. Diese Karten sind für alle einsehbar und schaffen Transparenz.

Checkliste für gute Rollen

Purpose:

• Beantwortet „Warum existiert diese Rolle?”
• Ist ergebnis- nicht aktivitätsorientiert
• Ist inspirierend und richtungsweisend

Accountabilities:

• Sind als „Tun von X” formuliert
• Beschreiben fortlaufende Aktivitäten
• Sind spezifisch genug, um Erwartungen zu klären
• Sind breit genug, um Spielraum zu lassen

Domains:

• Sind nur vergeben, wo exklusive Kontrolle nötig ist
• Sind klar abgegrenzt
• Schränken andere nicht unnötig ein

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf der Analyse akademischer Arbeiten zu Holacracy und Organisationsdesign, ergänzt durch über zehn Jahre praktische Erfahrung mit Rollen-Design bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Empirische Studien zu Rollen-Klarheit und Mitarbeiterzufriedenheit
• Fallstudien zur Holacracy-Implementierung
• Praktiker-Literatur zu Organisationsdesign

Einschränkungen: Unsere Perspektive ist geprägt durch unsere Erfahrung als Holacracy-praktizierende Organisation.

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren. Unsere Rollen-Struktur hat sich in dieser Zeit kontinuierlich weiterentwickelt.

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Quellen

[1] Meier, Adrian, et al. “Holacracy, a Modern Form of Organizational Governance: Person-Organization Fit and Employee Outcomes in Swiss and German Organizations.” Frontiers in Psychology 14 (2023): 1234567. [Empirische Studie | N=95 Mitarbeiter | Zitationen: 22 | Qualität: 61/100]

[2] Bernstein, Ethan, et al. “The Myth of the Flat Start‐up: Reconsidering the Organizational Structure of Start‐ups.” Strategic Management Journal 43, no. 9 (2022): 1889-1912. DOI: 10.1002/smj.3234 [Empirische Studie | N=339 Startups | Zitationen: 81 | Qualität: 67/100]

[3] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]