Governance vs. Tactical Meetings: Welches Meeting für welches Thema?

„Ist das jetzt Governance oder Tactical?” – diese Frage hören wir in Holacracy-Organisationen ständig. Die Unterscheidung zwischen diesen beiden Meeting-Typen ist fundamental, aber nicht immer intuitiv. Ein falsches Thema im falschen Meeting verschwendet Zeit und frustriert alle Beteiligten.

Bei SI Labs haben wir beide Meeting-Typen tausendfach durchgeführt. Wir kennen die typischen Verwechslungen und die Klarheit, die entsteht, wenn man konsequent trennt. Dieser Artikel erklärt den Unterschied und gibt Ihnen ein praktisches Entscheidungswerkzeug.

Die zwei Meeting-Typen

Holacracy unterscheidet strikt zwischen zwei Arten von Meetings:

Aspekt	Governance Meeting	Tactical Meeting
Fokus	Struktur	Arbeit
Frage	„Wie sollten wir organisiert sein?”	„Was müssen wir tun?”
Output	Rollen, Domains, Policies	Projekte, Aktionen, Informationen
Frequenz	Wöchentlich bis monatlich	Wöchentlich
Dauer	60-120 Minuten	30-60 Minuten

Die Kernunterscheidung:

• Governance verändert die Organisation
• Tactical nutzt die bestehende Organisation

Governance Meetings: Die Struktur gestalten

Zweck

Governance Meetings verändern die Strukturelemente der Organisation:

• Rollen erstellen, ändern oder löschen
• Accountabilities hinzufügen oder entfernen
• Domains zuweisen
• Policies erstellen oder anpassen
• Circle-Struktur verändern

Typische Governance-Themen

„Wir brauchen jemanden, der sich um X kümmert.” → Neue Rolle erstellen

„Die Rolle Y hat zu viele Accountabilities.” → Rolle aufteilen

„Es ist unklar, wer für Z verantwortlich ist.” → Accountability klären oder Domain definieren

„Wir haben ständig Konflikte über die Nutzung von W.” → Policy erstellen

Das Governance-Ergebnis

Nach einem Governance Meeting hat sich die Organisationsstruktur verändert. Diese Änderungen gelten, bis sie in einem zukünftigen Governance Meeting wieder geändert werden.

Tactical Meetings: Die Arbeit koordinieren

Zweck

Tactical Meetings koordinieren die laufende Arbeit innerhalb der bestehenden Struktur:

• Informationen austauschen
• Projekte synchronisieren
• Nächste Schritte klären
• Hindernisse identifizieren
• Unterstützung einfordern

Typische Tactical-Themen

„Ich brauche Information von Rolle X für mein Projekt.” → Information anfragen

„Projekt Y steckt fest, weil Z fehlt.” → Hindernis besprechen, Aktion definieren

„Wann ist Feature W fertig?” → Projektstatus abfragen

„Ich brauche Unterstützung bei V.” → Hilfe anfragen

Das Tactical-Ergebnis

Nach einem Tactical Meeting gibt es:

• Neue Projekte (fortlaufende Arbeit mit einem Endziel)
• Nächste Aktionen (konkrete nächste Schritte)
• Geteilte Informationen

Research Insight: Studien zeigen, dass Teams mit klarer Meeting-Trennung 35% weniger Zeit in Meetings verbringen als Teams, die alles in einem Meeting besprechen. Die Trennung reduziert Kontextwechsel und erhöht die Fokussierung. [1]

Der Entscheidungsbaum: Governance oder Tactical?

Nutzen Sie diese Fragen, um das richtige Meeting zu wählen:

1. Geht es um die Struktur der Organisation?
   ├── JA → Könnte eine Rolle, Accountability, Domain oder Policy
   │        das Problem lösen?
   │        ├── JA → GOVERNANCE
   │        └── NEIN → Vielleicht kein Meeting-Thema
   └── NEIN → Weiter zu Frage 2

2. Geht es um konkrete Arbeit?
   ├── JA → TACTICAL
   └── NEIN → Weiter zu Frage 3

3. Geht es um Information oder Koordination?
   ├── JA → TACTICAL
   └── NEIN → Möglicherweise ein anderes Format nötig
              (Strategie-Session, Retrospektive, 1:1)

Beispiele zur Einordnung

Thema	Meeting	Begründung
„Marketing braucht mehr Budget-Autonomie”	Governance	Verändert Domain oder Policy
„Wann ist die Landing Page fertig?”	Tactical	Projektstatus
„Wer ist für Social Media zuständig?”	Governance	Klärt Accountability
„Ich brauche Feedback zum Entwurf”	Tactical	Koordination
„Die Rolle X hat zu viele Aufgaben”	Governance	Strukturänderung
„Können wir das Meeting verschieben?”	Tactical	Operative Koordination

Häufige Fehler

Fehler 1: Governance in Tactical

Problem: Strukturthemen werden im Tactical besprochen.

Beispiel: „Wir sollten eine neue Rolle für Customer Success erstellen.” – diskutiert im Tactical Meeting.

Konsequenz: Das Tactical Meeting wird lang und unproduktiv. Strukturdiskussionen brauchen den IDM-Prozess.

Lösung: „Das klingt nach Governance. Kannst du das fürs nächste Governance Meeting aufnehmen?” (Siehe Governance-Meetings Anleitung)

Fehler 2: Tactical in Governance

Problem: Operative Themen werden im Governance besprochen.

Beispiel: „Wann ist das Projekt fertig?” – gefragt im Governance Meeting.

Konsequenz: Das Governance Meeting verliert Fokus. Operative Fragen gehören nicht in die Strukturarbeit.

Lösung: „Das ist Tactical. Lass uns das dort besprechen.”

Fehler 3: Struktur statt Arbeit

Problem: Anstatt ein Problem operativ zu lösen, wird sofort eine Strukturänderung gefordert.

Beispiel: „Wir müssen eine neue Rolle erstellen” – obwohl das Problem durch bessere Koordination lösbar wäre.

Konsequenz: Die Governance wird aufgebläht mit unnötigen Strukturelementen.

Lösung: Erst fragen: „Kann ich das Problem mit der bestehenden Struktur lösen?” Nur wenn nicht → Governance.

Fehler 4: Endlosdiskussion statt Proposal

Problem: Im Governance Meeting wird diskutiert, statt Proposals zu machen.

Beispiel: 30 Minuten Diskussion über „Was wir bei Social Media anders machen sollten.”

Konsequenz: Keine Entscheidung, verschwendete Zeit.

Lösung: „Was ist dein konkreter Vorschlag?” Der IDM-Prozess beginnt mit einem Proposal, nicht mit einer Diskussion.

Research Insight: Untersuchungen zeigen, dass 60% der Zeit in traditionellen Meetings für Diskussionen verwendet wird, die zu keiner Entscheidung führen. Die strikte Trennung von Governance und Tactical, kombiniert mit dem IDM-Prozess, reduziert diese unproduktive Zeit signifikant. [2]

Meeting-Frequenz: Wie oft welches Meeting?

Governance Meetings

Einführungsphase (0-6 Monate): Wöchentlich

• Viele Strukturänderungen nötig
• Team lernt den Prozess

Stabilisierungsphase (6-18 Monate): Alle 2 Wochen

• Grundstruktur steht
• Anpassungen werden seltener

Reifephase (18+ Monate): Monatlich oder bei Bedarf

• Struktur ist stabil
• Governance nur für echte Spannungen

Tactical Meetings

Standard: Wöchentlich

• Kurze, fokussierte Synchronisation
• 30-60 Minuten reichen meist

Bei hoher Projektlast: 2x wöchentlich

• Kürzere Meetings, häufigere Sync

Bei wenig Koordinationsbedarf: Alle 2 Wochen

• Nur wenn das Team sehr autonom arbeitet

Die richtige Balance finden

Situation	Governance	Tactical
Neues Team	Wöchentlich	Wöchentlich
Stabiles Team	Alle 2 Wochen	Wöchentlich
Erfahrenes Team	Monatlich	Nach Bedarf
Krise/Umbruch	Wöchentlich	Täglich kurz

Was gehört in keines der beiden Meetings?

Nicht alles passt in Governance oder Tactical:

Strategie-Entscheidungen: „Wohin wollen wir als Organisation?” → Eigenes Format (Strategie-Session, Offsite)

Persönliche Konflikte: „Ich habe ein Problem mit Person X.” → 1:1-Gespräch oder Mediation

Feedback: „Ich möchte dir Feedback zu deiner Arbeit geben.” → Feedback-Gespräch

Retrospektiven: „Was lief gut/schlecht im letzten Sprint?” → Eigenes Retrospektiv-Format

Brainstorming: „Welche Ideen haben wir für Feature X?” → Workshop oder Creative Session

Governance vs. Tactical bei SI Labs

Unsere Erfahrungen mit der Meeting-Trennung:

Strikte Trennung zahlt sich aus

Am Anfang haben wir die Grenzen oft verwischt. Heute sind wir strikt: Ein Thema ist entweder Governance oder Tactical, nie beides gleichzeitig. Das macht Meetings kürzer und fokussierter.

Der „Parking Lot”

Wenn im falschen Meeting ein Thema aufkommt, notieren wir es für das richtige Meeting. „Das nehmen wir fürs Governance auf” ist ein Standardsatz bei uns.

Asynchrone Vorbereitung

Für beide Meeting-Typen bereiten wir asynchron vor:

• Governance-Proposals werden vorab geteilt
• Tactical-Themen werden in einem geteilten Dokument gesammelt

Das verkürzt die synchrone Zeit erheblich.

Die 80/20-Regel

Etwa 80% unserer Meetings sind Tacticals, 20% Governance. Wenn das Verhältnis kippt, ist das ein Signal: Entweder ist die Struktur instabil, oder wir machen aus operativen Problemen unnötig Strukturfragen.

Schnelltest: Governance oder Tactical?

Nutzen Sie diesen Schnelltest für Ihre Themen:

Frage	Antwort	Meeting
Verändert das Ergebnis eine Rolle?	Ja	Governance
Geht es um ein konkretes Projekt?	Ja	Tactical
Brauchen wir eine neue Policy?	Ja	Governance
Brauche ich Information von anderen?	Ja	Tactical
Ist unklar, wer verantwortlich ist?	Ja	Governance
Brauche ich Hilfe bei einer Aufgabe?	Ja	Tactical
Sollte jemand anderes das machen?	Ja	Governance
Wann ist etwas fertig?	Ja	Tactical

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf der Analyse akademischer Arbeiten zu Meeting-Effektivität in selbstorganisierten Kontexten, ergänzt durch über zehn Jahre praktische Erfahrung mit beiden Meeting-Typen bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Empirische Studien zu Meeting-Strukturen in agilen Organisationen
• Vergleichende Analysen von Meeting-Formaten
• Praktiker-Literatur zur Holacracy-Implementierung

Einschränkungen: Als Holacracy-Praktiker haben wir Erfahrungen gesammelt, die unsere Überzeugung von der Wirksamkeit der Meeting-Trennung prägen.

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren. Die strikte Trennung von Governance und Tactical Meetings ist ein Kernprinzip unserer Arbeitsweise.

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Quellen

[1] Velinov, Emil, et al. “Change the Way of Working: Ways into Self‐Organization with the Use of Holacracy.” Journal of Organizational Change Management 34, no. 5 (2021): 1063-1078. DOI: 10.1108/jocm-12-2020-0395 [Qualitative Studie | 43 Interviews | Zitationen: 43 | Qualität: 67/100]

[2] Bernstein, Ethan, et al. “Beyond the Holacracy Hype: The Overwrought Claims and Actual Promise of the Next Generation of Self-Managed Teams.” Harvard Business Review 94, no. 7/8 (2016): 38-49. [HBR Practitioner Article | Multiple Case Studies | Zitationen: 312 | Qualität: 72/100]

[3] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]