Meeting-Frequenz in Holacracy: Die richtige Kadenz finden

Zu viele Meetings töten die Produktivität. Zu wenige Meetings töten die Koordination. Die richtige Meeting-Frequenz in Holacracy ist keine Standardformel – sie hängt vom Team, der Arbeit und der Phase ab.

Bei SI Labs haben wir verschiedene Rhythmen getestet. Die Erkenntnis: Es gibt kein „richtig” für alle, aber es gibt klare Signale, wann zu viel oder zu wenig stattfindet.

Die zwei Meeting-Rhythmen

Holacracy unterscheidet zwei Meeting-Typen mit unterschiedlichen Rhythmen:

Meeting	Standard-Frequenz	Typische Dauer
Tactical Meeting	Wöchentlich	30-60 Minuten
Governance Meeting	Alle 2-4 Wochen	60-120 Minuten

Warum die Unterscheidung?

Tactical Meetings koordinieren laufende Arbeit. Die Welt ändert sich schnell, Projekte bewegen sich, Blockaden entstehen. Wöchentliche Synchronisation hält alle auf dem gleichen Stand.

Governance Meetings ändern die Struktur. Strukturänderungen brauchen Zeit zur Vorbereitung und zum Ankommen. Zu häufige Governance-Meetings führen zu hektischen, unüberlegten Änderungen.

Research Insight: Studien zeigen, dass wöchentliche synchrone Koordination optimal für Teams mit mittlerer bis hoher Interdependenz ist. Tägliche Meetings führen zu „Meeting-Fatigue”, zweiwöchentliche zu Informationsverlusten. [1]

Tactical Meeting Frequenz

Standard: Wöchentlich

Warum wöchentlich funktioniert:

• Genug Zeit für Fortschritt zwischen Meetings
• Nah genug, um schnell auf Probleme zu reagieren
• Etabliert einen zuverlässigen Rhythmus
• Die meisten Teams haben wöchentliche Arbeitszyklen

Wann häufiger?

Tägliche kurze Tacticals (15 Minuten):

• Hochintensive Projektphasen (Launch, Krise)
• Neue Teams, die sich noch finden
• Remote-Teams, die sonst wenig Kontakt haben

Zweimal wöchentlich:

• Projekte mit hoher Abhängigkeit
• Schnell wechselnde Prioritäten
• Ergänzung zu täglichen Stand-ups

Wann seltener?

Alle zwei Wochen:

• Sehr eingespielte Teams
• Wenig Interdependenz zwischen Rollen
• Wenn tägliche asynchrone Kommunikation stark ist

Warnung: Seltener als alle zwei Wochen ist für die meisten Teams zu wenig. Spannungen stauen sich, Probleme eskalieren.

Signale für Anpassung

Zu häufig, wenn:

• Meetings fühlen sich überflüssig an
• „Keine Änderung” ist der häufigste Status
• Wenige Triage-Themen
• Team beschwert sich über „Meeting-Overload”

Zu selten, wenn:

• Triage-Phase ist überlaufen (>15 Themen)
• Blockaden bestehen länger als eine Woche
• Viele Ad-hoc-Meetings außerhalb des Tacticals
• Frustration über mangelnde Abstimmung

Governance Meeting Frequenz

Einführungsphase (0-6 Monate): Wöchentlich

In der Anfangsphase von Holacracy gibt es viel Strukturarbeit:

• Rollen müssen definiert werden
• Accountabilities werden geklärt
• Policies entstehen
• Das Team lernt den IDM-Prozess

Wöchentliche Governance-Meetings sind in dieser Phase sinnvoll. Sie erlauben schnelles Lernen und Anpassen.

Stabilisierungsphase (6-18 Monate): Alle 2 Wochen

Nach den ersten Monaten:

• Grundstruktur steht
• Die meisten Rollen sind definiert
• Governance-Themen werden weniger

Alle zwei Wochen reicht, um Spannungen zu verarbeiten, ohne die Zeit zu überlasten.

Reifephase (18+ Monate): Monatlich oder bei Bedarf

In reifen Holacracy-Organisationen:

• Struktur ist stabil
• Governance nur für echte Spannungen nötig
• Team weiß, was Governance ist und was nicht

Monatliche Meetings reichen oft. Manche Teams machen Governance nur bei Bedarf – wenn genug Themen gesammelt sind.

Signale für Anpassung

Zu häufig, wenn:

• Agenda ist meist leer oder sehr kurz
• Proposals werden hastig eingebracht
• Änderungen werden kurz danach wieder geändert

Zu selten, wenn:

• Strukturfragen werden im Tactical besprochen
• Viele Spannungen warten auf Governance
• Frustation über unklare Zuständigkeiten

Die richtige Balance finden

Tabelle: Situationsabhängige Frequenz

Situation	Tactical	Governance
Neues Team	Wöchentlich	Wöchentlich
Stabiles Team	Wöchentlich	Alle 2 Wochen
Erfahrenes Team	Wöchentlich oder nach Bedarf	Monatlich
Krise/Umbruch	Täglich (kurz)	Wöchentlich
Remote/Async-lastig	Wöchentlich (mit Vorbereitung)	Alle 2 Wochen
Großes Team (>8)	Sub-Circle Tacticals + Anchor	Eigene Governance pro Circle

Faktoren für die Entscheidung

Team-Größe:

• Kleine Teams (3-5): Kürzere, häufigere Meetings möglich
• Große Teams (8+): Meetings werden lang, Sub-Circles erwägen

Interdependenz:

• Hohe Abhängigkeit: Häufigere Tacticals
• Unabhängige Rollen: Weniger Sync nötig

Arbeitstyp:

• Projektarbeit mit Deadlines: Häufigere Koordination
• Routinearbeit: Weniger Sync nötig

Remote vs. Vor-Ort:

• Remote-Teams brauchen bewusstere Synchronisation
• Vor-Ort: Informelle Abstimmung ergänzt Meetings

Meeting-Frequenz bei SI Labs

Unser aktueller Rhythmus:

Anchor Circle (Gesamtunternehmen)

• Tactical: Montags, 30 Minuten
• Governance: Alle 2 Wochen, Freitags, 60 Minuten

Sub-Circles

• Tactical: Mittwochs, je 30-45 Minuten
• Governance: Bei Bedarf, meist monatlich

Was wir gelernt haben

1. Feste Zeiten sind Gold wert Gleicher Tag, gleiche Zeit, jede Woche. Das eliminiert Koordinationsaufwand und macht Meetings zur Gewohnheit.

2. Kürzer ist oft besser Lieber ein kurzes, fokussiertes Meeting als ein langes, verwaschenes. 30 Minuten gut genutzt schlagen 60 Minuten Laberei.

3. Governance nicht vernachlässigen Wenn Governance zu selten ist, werden Structural-Themen im Tactical behandelt. Das funktioniert nicht.

4. Anpassen, nicht festhalten Wir haben unsere Frequenz mehrfach angepasst. Was vor einem Jahr funktioniert hat, passt vielleicht heute nicht mehr.

Asynchrone Ergänzung

Meeting-Frequenz ist nur die halbe Geschichte. Asynchrone Kommunikation ergänzt synchrone Meetings:

Vor dem Tactical

• Projekt-Updates asynchron teilen
• Spannungen vornotieren
• Metriken vorher erfassen

Vor dem Governance

• Proposals vorab teilen
• Fragen asynchron klären
• Reaktionen sammeln

Zwischen Meetings

• Requests per Chat/Tool stellen
• Kleine Abstimmungen sofort
• Nur Komplexes für Meetings aufheben

Research Insight: Teams, die asynchrone Vorbereitung nutzen, reduzieren ihre Meeting-Zeit um 30%, ohne an Ergebnisqualität zu verlieren. Der Schlüssel ist, dass alle vorbereitet kommen. [2]

Siehe auch: Asynchrone Holacracy

Experimentieren und Anpassen

Die optimale Frequenz findet man durch Experimentieren:

Phase 1: Standard starten

• Tactical: Wöchentlich
• Governance: Alle 2 Wochen

Phase 2: Beobachten (4-6 Wochen)

• Sind Meetings produktiv?
• Zu viele oder zu wenige Themen?
• Beschwert sich das Team?

Phase 3: Anpassen

• Bei Überfluss: Frequenz reduzieren
• Bei Stau: Frequenz erhöhen
• Dokumentieren, was geändert wurde

Phase 4: Wiederholen

• Alle paar Monate reflektieren
• Bedürfnisse ändern sich
• Flexibel bleiben

Fazit: Rhythmus statt Dogma

Die richtige Meeting-Frequenz ist kein Dogma. Sie ist ein Rhythmus, der zur Arbeit des Teams passt.

Tactical Meetings: Wöchentlich als Startpunkt. Anpassen nach Bedarf.

Governance Meetings: Häufiger am Anfang, seltener mit Reife.

Der beste Test: Fühlt sich das Team koordiniert, ohne übermeeted zu sein? Dann stimmt die Frequenz.

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf Meeting-Wissenschaft und Koordinationsforschung, ergänzt durch Erfahrung mit verschiedenen Meeting-Rhythmen bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Cambridge Handbook of Meeting Science
• Forschung zu Team-Koordination
• Holacracy-Praxisliteratur

Einschränkungen:

• Wenig Forschung zu optimaler Meeting-Frequenz spezifisch
• Kontextabhängigkeit macht Generalisierung schwierig

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren. Wir haben verschiedene Meeting-Rhythmen getestet und angepasst.

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Quellen

[1] Allen, Joseph A., Nale Lehmann-Willenbrock, and Steven G. Rogelberg. “The Cambridge Handbook of Meeting Science.” Cambridge University Press, 2015. DOI: 10.1017/CBO9781107589735 [Handbook | Meta-Analysis | Zitationen: 248 | Qualität: 85/100]

[2] Perlow, Leslie A., Constance Noonan Hadley, and Eunice Eun. “Stop the Meeting Madness.” Harvard Business Review 95, no. 4 (2017): 62-69. [HBR Article | Survey Study | Zitationen: 89 | Qualität: 70/100]

[3] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]