Asynchrone Holacracy: Wann nicht zu meeten

Das beste Meeting ist das Meeting, das nicht stattfindet. Holacracy definiert klare Meeting-Formate – aber nicht alles muss synchron passieren. Teams, die asynchrone Arbeit meistern, sparen Stunden an Meeting-Zeit pro Woche.

Bei SI Labs haben wir gelernt: Tactical Meetings sind unverzichtbar für Spannungsverarbeitung. Aber viel Vor- und Nacharbeit kann asynchron geschehen. Das macht die synchrone Zeit fokussierter und kürzer.

Was „asynchron” in Holacracy bedeutet

Asynchron heißt: nicht zur gleichen Zeit. Statt im Meeting zu sprechen, wird geschrieben, gelesen und reagiert – jeder zu seiner Zeit.

Vorteile:

• Zeitzonenflexibilität für verteilte Teams
• Durchdachtere Beiträge (Zeit zum Nachdenken)
• Weniger Unterbrechungen im Arbeitsfluss
• Dokumentation entsteht automatisch

Grenzen:

• Manche Themen brauchen Dialog
• Nuancen gehen verloren
• Kann zu langen Feedback-Schleifen führen
• Nicht alles funktioniert schriftlich

Was asynchron funktioniert

1. Tactical Meeting Vorbereitung

Projekt-Updates: Statt im Meeting den Status zu berichten, aktualisieren Rollen ihre Projekte vorab im Tool.

Implementierung:

• 24h vor dem Meeting: Alle aktualisieren Projekt-Status
• Im Meeting nur „Fragen zu Projekten?” (Triage-Thema)
• Zeitersparnis: 5-10 Minuten pro Meeting

Checklisten und Metriken: Werden vor dem Meeting erfasst, nicht im Meeting vorgelesen.

Implementierung:

• Jeder erfasst seine Checklisten/Metriken vorab
• Im Meeting: Kurzer Scan auf Auffälligkeiten
• Nur bei Problemen: Triage-Thema

Spannungen vornotieren: Statt spontan im Meeting zu erinnern, werden Spannungen während der Woche notiert.

Implementierung:

• Geteiltes Dokument oder Holacracy-Tool
• Spannung + Kontext kurz beschreiben
• Im Meeting: Agenda steht schon

2. Governance Vorbereitung

Proposals vorab teilen: Governance-Proposals profitieren von asynchroner Vorbereitung.

Implementierung:

• Proposal 2-3 Tage vor dem Meeting teilen
• Klärende Fragen können vorab beantwortet werden
• Im Meeting: Direkt in die Reaktionsrunde

Research Insight: Teams, die Proposals asynchron vorbereiten, sparen durchschnittlich 40% der Governance-Meeting-Zeit. Die Qualität der Entscheidungen bleibt gleich oder verbessert sich. [1]

Reaktionen sammeln: Erste Reaktionen können schriftlich sein.

Implementierung:

• Nach Proposal-Veröffentlichung: Schriftliche Reaktionen sammeln
• Im Meeting: Ergänzende verbale Reaktionen
• Aber: Einwände müssen synchron verarbeitet werden

3. Zwischen Meetings

Requests an Rollen: Nicht jeder Request braucht ein Meeting.

Implementierung:

• Request klar formulieren (mit Kontext)
• An die Rolle adressieren, nicht die Person
• Deadline nennen, wenn relevant
• Bei Nicht-Antwort: Im nächsten Tactical ansprechen

Kleine Koordination: Wenn zwei Rollen etwas abstimmen müssen.

Implementierung:

• Kurzer Chat oder E-Mail
• Nur bei Komplexität oder Uneinigkeit: Meeting

Projekt-Koordination: Updates, Fragen, kleine Entscheidungen.

Implementierung:

• Projekt-Kanal oder geteiltes Dokument
• Stakeholder können mitlesen
• Nur Blockaden oder größere Fragen ins Tactical

4. Informationsverteilung

Status-Berichte: Niemand will einen Bericht anhören.

Implementierung:

• Wöchentlicher oder monatlicher schriftlicher Status
• Wer fragen will, kann asynchron fragen
• Meeting-Zeit für echte Spannungen

Dokumentation: Alles, was jemand später nachlesen könnte.

Implementierung:

• Wiki oder Knowledge Base
• Links statt Erklärungen
• Meeting-Zeit für das, was nicht dokumentiert werden kann

Was synchron bleiben muss

Nicht alles kann asynchron. Diese Elemente brauchen synchrone Zeit:

1. Triage (Spannungsverarbeitung)

Die eigentliche Verarbeitung von Spannungen funktioniert am besten synchron:

• Der Dialog ist schnell
• Missverständnisse werden sofort geklärt
• Der Facilitator kann steuern

Warum asynchron schwierig:

• Hin-und-her dauert Tage statt Minuten
• Nuancen gehen verloren
• Outputs bleiben vage

2. Governance (Einwände und Integration)

Der IDM-Prozess braucht Dialog:

• Einwände müssen getestet werden
• Integration braucht Kreativität
• Körpersprache hilft bei sensiblen Themen

Hybrid möglich:

• Proposal + Reaktionen asynchron
• Einwände + Integration synchron

3. Schwierige Gespräche

Wenn Konflikt, Frustration oder Unsicherheit im Raum ist:

• Schriftlich eskaliert schnell
• Tonfall fehlt
• Misstrauen wächst

Regel: Wenn ein Thema emotional ist, synchron machen.

4. Check-in und Check-out

Diese Rituale brauchen menschliche Verbindung:

• Präsenz entsteht nicht asynchron
• Verbindung braucht Gesichter/Stimmen

Werkzeuge für asynchrone Holacracy

Holacracy-spezifische Tools

Tool	Nutzen
GlassFrog	Projekte, Governance, Metriken
Holaspirit	Ähnlich wie GlassFrog, andere UX

Allgemeine Tools

Tool	Nutzen
Slack/Teams	Schnelle Koordination, Requests
Notion/Confluence	Dokumentation, Status-Updates
Loom	Asynchrone Video-Updates
Asana/Linear	Projekt-Tracking

Best Practices für Tools

1. Klare Konventionen:

• Wo wird was geteilt?
• Wie schnell wird geantwortet?
• Was gehört wohin?

2. Rollen, nicht Personen:

• @Marketing statt @Anna
• Bleibt, auch wenn Person wechselt

3. Kontext mitgeben:

• Nicht nur „Frage zu X”
• Sondern „Als Rolle Y brauche ich Z wegen W”

4. Deadlines setzen:

• „Antwort bis Dienstag nötig”
• Keine offenen Requests ohne Zeitrahmen

Asynchrone Holacracy bei SI Labs

Unser Setup:

Vor dem Tactical (24h vorher)

• Alle aktualisieren Projekt-Status in unserem Tool
• Metriken werden erfasst
• Spannungen werden vornotiert mit kurzem Kontext

Ergebnis

• Tactical dauert 25-35 Minuten statt 45-60
• Mehr Zeit für echte Triage
• Weniger Status-Berichte im Meeting

Vor dem Governance (48h vorher)

• Proposals werden im Tool geteilt
• Klärende Fragen werden schriftlich beantwortet
• Erste Reaktionen werden gesammelt

Ergebnis

• Governance dauert 45-60 Minuten statt 90-120
• Proposals sind durchdachter
• Weniger Überraschungen im Meeting

Was wir nicht asynchron machen

• Check-in und Check-out (menschliche Verbindung)
• Einwands-Integration (braucht Dialog)
• Sensible Themen (Tonfall wichtig)

Tipps für die Umstellung

1. Langsam starten

Nicht alles auf einmal asynchron machen. Ein Element nach dem anderen.

Empfehlung:

• Woche 1-2: Projekt-Updates asynchron
• Woche 3-4: Metriken asynchron
• Woche 5-6: Spannungen vornotieren
• Dann: Governance-Vorbereitung

2. Disziplin etablieren

Asynchron funktioniert nur mit Disziplin:

• Alle müssen vor dem Meeting aktualisieren
• Deadlines müssen eingehalten werden
• Der Facilitator muss auf Nicht-Vorbereitung reagieren

Konsequenz bei Nicht-Vorbereitung: „Dein Projekt-Status fehlt. Ohne Update können wir nicht weiter.” → Im Meeting notiert, nicht diskutiert.

3. Grenzen erkennen

Nicht alles funktioniert asynchron. Wenn es nicht klappt:

• Zurück zu synchron für dieses Element
• Analysieren, warum es nicht funktioniert
• Eventuell später erneut versuchen

4. Team-Kultur beachten

Manche Teams sind „Meeting-Kulturen”, andere „Schreib-Kulturen”.

Forschungserkenntnis: Qualitative Forschung bei Mercedes-Benz.io zeigt, dass digitale Transformation und Holacracy erfolgreich kombiniert werden können. Velinov et al. (2021) fanden, dass verteilte Teams mit klaren Prozessen effektiver arbeiten: „Agile principles can be embedded in the organizational structure, a strong contrast to conventional management design.” Asynchrone Vorbereitung ist ein Teil dieser Agilität. [4]

Für Meeting-Kulturen:

• Langsamer umstellen
• Mehr Anleitung geben
• Kleine Erfolge feiern

Für Schreib-Kulturen:

• Schneller umstellen möglich
• Aber Synchron-Zeit nicht komplett eliminieren

Fazit: Das richtige Gleichgewicht

Asynchrone Holacracy ist kein Entweder-Oder. Es geht um das richtige Gleichgewicht:

Asynchron: Vorbereitung, Status, Information, einfache Requests

Synchron: Spannungsverarbeitung, Einwände, Verbindung, Schwieriges

Die synchrone Zeit wird wertvoller, wenn sie auf das konzentriert ist, was wirklich synchron sein muss. Alles andere kann warten – und schriftlich oft besser funktionieren.

---

Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf Forschung zu asynchroner Teamarbeit und Remote-Kollaboration, ergänzt durch Erfahrung mit verteilter Arbeit bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Forschung zu Remote-Teams und asynchroner Kommunikation
• Empirische Fallstudien zu digitaler Transformation (Velinov et al.)
• Holacracy-Praxisberichte von verteilten Organisationen
• Eigene Experimente

Einschränkungen:

• Wenig Forschung spezifisch zu asynchroner Holacracy
• Kulturelle und Kontext-Unterschiede

---

Offenlegung

SI Labs GmbH arbeitet teilweise verteilt und nutzt asynchrone Praktiken zur Ergänzung unserer Holacracy-Meetings.

---

Quellen

[1] Perlow, Leslie A., Constance Noonan Hadley, and Eunice Eun. “Stop the Meeting Madness.” Harvard Business Review 95, no. 4 (2017): 62-69. [HBR Article | Survey Study | Zitationen: 89 | Qualität: 70/100]

[2] Neeley, Tsedal. Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere. New York: Harper Business, 2021. ISBN: 978-0063068308 [Praxisleitfaden | Research-backed | Qualität: 72/100]

[3] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]

[4] Velinov, Emil, Iveta Malachovská, and Petr Mašín. “How Mercedes-Benz Addresses Digital Transformation Using Holacracy.” Journal of Organizational Change Management 34, no. 5 (2021): 1078-1091. DOI: 10.1108/jocm-12-2020-0395 [Fallstudie | Qualitative Interviews | Zitationen: 23 | Qualität: 75/100]