Remote Governance: Holacracy-Meetings virtuell durchführen

Kann Governance remote funktionieren? Diese Frage stellten wir uns bei SI Labs, als wir 2020 plötzlich vollständig verteilt arbeiten mussten. Die Antwort: Ja – aber es braucht Anpassungen. Remote Governance ist nicht einfach „Governance über Zoom”. Es ist ein eigenes Format mit eigenen Herausforderungen und Chancen innerhalb des Holacracy-Systems.

Nach Jahren der Praxis mit verteilten Teams teilen wir hier unsere Erkenntnisse: Was funktioniert, was nicht, und wie Sie Remote Governance erfolgreich gestalten.

Die Herausforderungen von Remote Governance

1. Fehlende nonverbale Kommunikation

In Präsenz-Meetings sehen wir Körpersprache, Mimik, kleine Reaktionen. Remote fehlt vieles davon – selbst mit Kamera.

Auswirkungen:

• Schwieriger zu erkennen, ob jemand sprechen möchte
• Reaktionen werden nicht wahrgenommen
• Stimmungen sind schwerer zu lesen

2. Technische Hürden

Audio-Probleme, instabile Verbindungen, unterschiedliche Tools – Technik kann zum Hindernis werden.

Typische Probleme:

• „Könnt ihr mich hören?”
• Verzögerungen, die zu Unterbrechungen führen
• Bildschirmfreigabe funktioniert nicht

3. Aufmerksamkeit und Energie

Remote ist es einfacher, abgelenkt zu werden. Die „Zoom-Müdigkeit” ist real.

Symptome:

• Teilnehmer checken E-Mails nebenher
• Kürzere Aufmerksamkeitsspanne
• Schnellere Erschöpfung

4. Zeitzonen

Verteilte Teams kämpfen mit Zeitzonen. Ein Meeting, das für manche morgens ist, ist für andere abends.

Konsequenz:

• Kompromisse bei der Meeting-Zeit
• Manche Zeitzonen sind strukturell benachteiligt
• Asynchrone Alternativen werden wichtiger

Technische Anforderungen

Must-Have

Tool	Zweck	Beispiele
Video-Konferenz	Synchrone Meetings	Zoom, Google Meet, Teams
Chat	Schnelle Kommunikation	Slack, Teams
Governance-Tool	Struktur dokumentieren	GlassFrog, Holaspirit
Shared Document	Asynchrone Vorbereitung	Notion, Google Docs

Nice-to-Have

Tool	Zweck	Beispiele
Timer	Timeboxing sichtbar	Online-Timer, In-App
Voting/Polling	Schnelle Abstimmungen	Mentimeter, Zoom Polls
Whiteboard	Visualisierung	Miro, FigJam

Unsere Empfehlung

Minimaler Stack:

• Zoom (mit aktivierter Kamera-Pflicht)
• Slack (für asynchrone Vorbereitung)
• GlassFrog (für Governance-Dokumentation)

Wichtiger als viele Tools: Alle kennen und nutzen die gleichen Tools konsistent.

Research Insight: Studien zeigen, dass erfolgreiche Remote-Teams nicht mehr Tools nutzen, sondern weniger – dafür konsequent. Die durchschnittliche erfolgreiche Remote-Organisation nutzt 3-4 Kerntools intensiv. [1]

Facilitation-Anpassungen

Vor dem Meeting

1. Agenda asynchron sammeln

24-48 Stunden vor dem Meeting:

• Agenda-Channel in Slack öffnen
• Jeder postet seine Governance-Spannungen
• Proposals möglichst schon ausformuliert

2. Proposals vorab teilen

Komplexe Proposals als Dokument teilen:

• Spannung beschreiben
• Konkretes Proposal
• Erwartete Fragen beantworten

3. Technik-Check

5 Minuten vor Meeting:

• Alle im Call
• Audio/Video geprüft
• Screensharing vorbereitet

Während des Meetings

1. Expliziter Check-in

Wichtiger als in Präsenz:

• Jeder sagt kurz, wo er ist (physisch und mental)
• Baut Verbindung auf
• Reduziert Distanz

2. Visueller Timer

Zeit sichtbar für alle:

• Geteilter Bildschirm mit Timer
• Oder: Facilitator kündigt Zeit an
• „Wir haben noch 3 Minuten für diesen Punkt”

3. Klare Sprechordnung

Wer spricht als nächstes muss explizit sein:

• Facilitator ruft auf: „Maria, deine Reaktion?”
• Oder: Reihenfolge vorab festlegen
• Hand-heben-Funktion nutzen

4. Chat für Nebenkommunikation

Nicht alles muss verbal sein:

• Clarifying Questions können im Chat gesammelt werden
• „+1” für Zustimmung
• Links und Dokumente teilen

5. Kürzere Timeboxes

Remote ermüdet schneller:

• Maximale Meeting-Dauer: 60-75 Minuten
• Pausen alle 45 Minuten
• Lieber zwei kurze Meetings als ein langes

Nach dem Meeting

1. Sofortige Dokumentation

Governance-Änderungen sofort eintragen:

• In GlassFrog/Holaspirit
• Im Meeting noch, nicht später
• Secretary teilt Zusammenfassung

2. Asynchrones Follow-up

Was nicht geklärt wurde:

• Im Governance-Channel weiter besprechen
• Nächstes Meeting planen
• Proposals für nächstes Mal vorbereiten

Asynchrone Governance

Remote ermöglicht einen Modus, der in Präsenz schwieriger ist: asynchrone Governance.

Wann asynchron?

Geeignet für:

• Einfache, unkontroverse Änderungen
• Kleine Accountability-Anpassungen
• Policy-Ergänzungen ohne erwartete Einwände

Nicht geeignet für:

• Komplexe Strukturänderungen
• Kontroverse Proposals
• Erstmalige Rollen-Erstellung

Der asynchrone Prozess

1. PROPOSAL POSTEN
   Proposer teilt im Governance-Channel:
   - Spannung
   - Konkretes Proposal
   - Deadline für Einwände (48-72 Stunden)

2. CLARIFYING QUESTIONS
   Andere können Fragen stellen
   Proposer beantwortet

3. REAKTIONEN
   Wer möchte, teilt Reaktionen
   Kein Zwang

4. EINWÄNDE
   Bis zur Deadline können Einwände erhoben werden
   Mit Begründung

5. ENTSCHEIDUNG
   - Kein Einwand → Proposal angenommen
   - Einwand → Synchrones Meeting zur Integration

Best Practices für asynchrone Governance

Klare Deadlines:

• Immer angeben, bis wann Einwände möglich sind
• Typisch: 48-72 Stunden
• Zeitzonen berücksichtigen

Transparenz:

• Alle können alle Proposals sehen
• Angenommene Proposals werden dokumentiert
• Einwände sind öffentlich

Eskalationsweg:

• Wenn jemand einen Einwand hat, wird synchron integriert
• Asynchrone Integration ist zu kompliziert

Research Insight: Untersuchungen zeigen, dass asynchrone Governance-Prozesse besonders für erfahrene Holacracy-Teams funktionieren. Teams im ersten Jahr sollten primär synchron arbeiten, um den Prozess zu lernen. [2]

Zeitzonen-Management

Strategie 1: Rotierende Meeting-Zeiten

Meeting-Zeit wechselt, sodass die Belastung verteilt wird:

• Woche 1: 9:00 Uhr CET (gut für Europa, früh für USA)
• Woche 2: 16:00 Uhr CET (gut für USA, spät für Europa)
• Woche 3: 9:00 Uhr CET (wiederholen)

Strategie 2: Zeitzonen-spezifische Circles

Wenn Teams stark verteilt sind:

• Regionale Sub-Circles mit eigener Governance
• Super-Circle Governance zu überlappenden Zeiten
• Nur wenige Personen müssen zu ungünstigen Zeiten dabei sein

Strategie 3: Asynchron als Default

Synchrone Meetings nur für:

• Integration von Einwänden
• Komplexe Proposals
• Monatliche Sync-Meetings

Alles andere asynchron.

Hybrid-Governance: Manche vor Ort, manche remote

Die schwierigste Konstellation: Ein Teil des Teams ist im Büro, ein Teil remote.

Die Herausforderungen

• Remote-Teilnehmer werden vergessen
• Seitengespräche im Raum, die Remote nicht mitbekommt
• Technische Qualität für Remote oft schlechter
• Zwei „Klassen” von Teilnehmern

Best Practices für Hybrid

1. „Remote First” mindset

Auch wenn manche im Büro sind:

• Alle nutzen eigene Laptops
• Alle im selben Video-Call
• Keine Seitengespräche im Raum

2. Dedicated Remote-Advocate

Eine Person im Raum achtet auf Remote:

• „Maria remote möchte etwas sagen”
• Stellt sicher, dass Audio für Remote gut ist
• Wiederholt, was im Raum gesagt wurde

3. Gleiche Technik für alle

• Gute Mikrofone im Raum
• Kamera zeigt alle im Raum
• Oder: Alle individuell am Laptop

4. Im Zweifel: Alle remote

Wenn Hybrid nicht gut funktioniert:

• Governance-Meetings vollständig remote
• Auch wenn manche im Büro sitzen
• Schafft Gleichheit

Tools für Governance

GlassFrog

Vorteile:

• Speziell für Holacracy entwickelt
• Vollständige Governance-Dokumentation
• Meeting-Modus für Facilitation

Nachteile:

• Kosten
• Lernkurve
• Englische Oberfläche

Holaspirit

Vorteile:

• Moderne Oberfläche
• Gute Visualisierung
• Mehrsprachig

Nachteile:

• Kosten
• Weniger Holacracy-spezifisch

DIY-Alternative

Für kleinere Teams oder zum Start:

• Notion/Confluence für Rollen-Dokumentation
• Slack-Channel für asynchrone Governance
• Spreadsheet für Rollen-Übersicht

Empfehlung: Starten Sie einfach und wechseln Sie zu einem spezialisierten Tool, wenn die Komplexität steigt.

Remote Governance bei SI Labs

Unser Setup

• Synchron: Zoom für Meetings, max. 60 Minuten
• Asynchron: Slack #governance-channel
• Dokumentation: GlassFrog
• Vorbereitung: Shared Google Doc für Proposals

Was wir gelernt haben

Kamera an ist nicht verhandelbar Wir verlangen Kamera an für Governance. Ohne Gesichter fehlt zu viel Kontext.

Asynchron ist Effizienz-Booster 30-40% unserer Governance-Änderungen laufen asynchron. Das spart Meeting-Zeit für die wirklich komplexen Themen.

Hybrid funktioniert nur mit Disziplin Wir haben Hybrid-Governance mehrfach versucht. Es funktioniert nur, wenn alle dieselbe Erfahrung haben – was praktisch heißt: alle remote.

Kürzere, häufigere Meetings Statt 90 Minuten alle zwei Wochen machen wir 45 Minuten wöchentlich. Passt besser zu Remote.

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf der Analyse akademischer Arbeiten zu Remote-Arbeit und virtueller Zusammenarbeit, ergänzt durch praktische Erfahrung mit Remote Governance bei SI Labs seit 2020.

Quellenauswahl:

• Studien zu virtueller Team-Zusammenarbeit
• Forschung zu Remote-Meeting-Effektivität
• Praktiker-Berichte zu Holacracy in verteilten Teams

Einschränkungen: Unsere Erfahrung basiert auf einem Team von 15-25 Personen in ähnlichen Zeitzonen (Europa). Sehr große oder global verteilte Teams haben möglicherweise andere Herausforderungen.

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Offenlegung

SI Labs GmbH arbeitet seit 2020 überwiegend remote und führt seitdem Remote Governance durch. Diese Erfahrung prägt unsere Empfehlungen.

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Quellen

[1] Gilson, Lucy L., et al. “Virtual Teams Research: 10 Years, 10 Themes, and 10 Opportunities.” Journal of Management 41, no. 5 (2015): 1313-1337. DOI: 10.1177/0149206314559946 [Meta-Analyse | 10 Jahre Forschung | Zitationen: 1200+ | Qualität: 78/100]

[2] Velinov, Emil, et al. “Change the Way of Working: Ways into Self‐Organization with the Use of Holacracy.” Journal of Organizational Change Management 34, no. 5 (2021): 1063-1078. DOI: 10.1108/jocm-12-2020-0395 [Qualitative Studie | 43 Interviews | Zitationen: 43 | Qualität: 67/100]

[3] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]