Die Facilitator-Rolle in Holacracy: Meetings souverän leiten

Die Facilitator-Rolle ist der Hüter des Governance-Prozesses in Holacracy. Während andere Teilnehmer inhaltlich arbeiten, sorgt der Facilitator dafür, dass die Regeln eingehalten werden und das Meeting produktiv bleibt. Ein exzellenter Facilitator verwandelt potenziell chaotische Diskussionen in strukturierte Entscheidungsprozesse.

Bei SI Labs haben wir über zehn Jahre Facilitation-Erfahrung gesammelt. Wir haben Meetings moderiert, die in 20 Minuten komplexe Strukturänderungen hervorbrachten, und wir haben Meetings erlebt, die stundenlang im Kreis liefen. Der Unterschied liegt fast immer in der Facilitation.

Was ist die Facilitator-Rolle?

Die Facilitator-Rolle ist eine der drei gewählten Rollen in jedem Holacracy-Kreis. Sie wird von den Kreismitgliedern gewählt und hat eine klar definierte Funktion:

Der Facilitator hütet den Prozess, nicht den Inhalt.

Das bedeutet:

• Der Facilitator entscheidet nicht, WAS beschlossen wird
• Der Facilitator entscheidet, WIE der Prozess abläuft
• Der Facilitator interveniert, wenn Regeln verletzt werden
• Der Facilitator bleibt inhaltlich neutral (so weit möglich)

Die Facilitator-Rolle ist nicht:

• Moderator im klassischen Sinn (der Kompromisse vermittelt)
• Führungskraft (die inhaltlich steuert)
• Schiedsrichter (der Gewinner bestimmt)

Research Insight: Studien zu selbstorganisierten Teams zeigen, dass effektive Facilitation der stärkste Prädiktor für Meeting-Zufriedenheit und Governance-Effektivität ist, wichtiger als die Agenda oder die Zusammensetzung der Teilnehmer. [1]

Kernverantwortlichkeiten

Die Holacracy-Verfassung definiert die Accountabilities der Facilitator-Rolle:

1. Governance-Meetings facilitieren

Der Facilitator leitet Governance-Meetings nach den Regeln der Verfassung. Das umfasst:

• Den Ablauf strukturieren (Check-in, Agenda, Processing, Closing)
• Die Meeting-Regeln durchsetzen
• Jeden Agenda-Punkt durch den IDM-Prozess führen
• Zeit im Blick behalten

2. Tactical-Meetings facilitieren

Neben Governance-Meetings leitet der Facilitator auch Tactical-Meetings. Der Prozess dort ist anders, aber die Grundhaltung dieselbe: Prozess vor Inhalt.

3. Prozess-Verletzungen korrigieren

Wenn jemand den Prozess verletzt, zum Beispiel in der Clarifying-Phase eine Meinung äußert, interveniert der Facilitator. Das ist keine unhöfliche Korrektur, sondern eine Serviceleistung für das Meeting.

4. Verfassungskonformität sicherstellen

Der Facilitator stellt sicher, dass Beschlüsse konform mit der Holacracy-Verfassung sind. Bei Unklarheit konsultiert er die Sekretär-Rolle, die die Verfassung interpretiert.

Die 6 Phasen eines Governance-Meetings moderieren

Phase 1: Check-in (5-10 Minuten)

Ziel: Präsenz schaffen, ablenkende Gedanken parken.

Facilitation:

• Erklären Sie kurz das Ziel: „Jeder teilt kurz, was ihn gerade beschäftigt.”
• Starten Sie mit einer Person und gehen Sie im Kreis
• Keine Reaktionen erlauben: „Danke. Nächster.”
• Kürze ermutigen: „30 Sekunden bis eine Minute pro Person”

Typische Interventionen:

• „Keine Reaktionen, wir parken nur unsere Gedanken.”
• „Danke für das Teilen. Wer ist als Nächstes?”

Phase 2: Administrative Anliegen (2-5 Minuten)

Ziel: Logistik klären.

Facilitation:

• „Wann müssen wir fertig sein?”
• „Wer schreibt Protokoll?” (Falls Secretary nicht anwesend)
• „Gibt es sonstige logistische Fragen?”

Dieser Teil sollte schnell gehen. Wenn hier Diskussionen entstehen, läuft etwas schief.

Phase 3: Agenda Building (3-5 Minuten)

Ziel: Alle Spannungen auf die Agenda setzen.

Facilitation:

• „Welche Spannungen möchtest du heute bearbeiten?”
• „Ein oder zwei Worte als Stichwort genügen.”
• „Keine Erklärungen jetzt, wir sammeln nur.”

Typische Interventionen:

• „Das ist eine Erklärung. Kannst du es in zwei Worten sagen?”
• „Wir diskutieren noch nicht, wir sammeln nur.”

Reihenfolge festlegen: Der Facilitator entscheidet die Reihenfolge. Typische Strategien:

• Schnelle Items zuerst
• Dringende Items priorisieren
• Den Antragsteller fragen: „Welches ist am wichtigsten?”

Phase 4: Processing (Hauptteil)

Jedes Agenda-Item wird durch den integrativen Entscheidungsprozess (IDM) geführt. Dies ist der Kern der Facilitation.

Schritt 1: Proposal hören

• „[Name], was ist dein Proposal?”
• Falls kein klares Proposal: „Was würde deine Spannung lösen?”

Schritt 2: Clarifying Questions

• „Hat jemand Clarifying Questions?”
• Bei Pseudo-Fragen intervenieren: „Das klingt wie eine Reaktion. Hast du eine echte Frage?”
• „Eine Frage ist für Verständnis, nicht für Meinung.”

Schritt 3: Reaction Round

• „Wir gehen jetzt einmal im Kreis. Jeder teilt seine Reaktion.”
• „[Name], deine Reaktion?”
• Keine Diskussionen: „Danke. [Nächster Name], deine Reaktion?”

Schritt 4: Amend & Clarify

• „[Antragsteller], möchtest du dein Proposal anpassen basierend auf den Reaktionen?”
• Dies ist optional: „Du musst nicht, es ist dein Proposal.”

Schritt 5: Objection Round

• „Wir prüfen jetzt auf Einwände. [Name], siehst du einen Grund, warum dieses Proposal der Organisation schaden könnte?”
• Bei „Ja”: Einwand prüfen (siehe unten)
• Bei „Nein”: Weiter zum Nächsten
• Am Ende: „Kein Einwand, das Proposal ist angenommen.”

Schritt 6: Integration

• Wenn ein Einwand valide ist: „Wie können wir das Proposal anpassen, damit es deinen Einwand adressiert?”
• Nach Integration: Zurück zur Objection Round

Phase 5: Closing Round (3-5 Minuten)

Ziel: Reflexion und Abschluss.

Facilitation:

• „Eine kurze Closing-Runde. Was nimmst du mit?”
• Keine Diskussionen: „Danke. Nächster.”

Research Insight: Forschung zeigt, dass strukturierte Closing-Runden die Meeting-Zufriedenheit signifikant erhöhen und einen sauberen psychologischen Abschluss ermöglichen. [2]

Spannungen prozessieren: Schritt für Schritt

Bei unklaren Proposals helfen

Nicht jeder kommt mit einem fertigen Proposal. Der Facilitator kann helfen:

Schritt 1: Die Spannung explorieren

• „Was ist passiert, das diese Spannung ausgelöst hat?”
• „Was fehlt dir gerade?”
• „Was bräuchtest du, damit es besser wäre?”

Schritt 2: Richtung finden

• „Ist das ein Governance-Thema oder ein operatives Thema?”
• „Brauchst du eine neue Rolle, eine Änderung an einer bestehenden Rolle, oder eine Policy?”

Schritt 3: Minimal-Proposal formulieren

• „Was wäre die kleinste Änderung, die deine Spannung adressiert?”
• „Probiere es: ‚Ich schlage vor, dass…’”

Mit Stille umgehen

Stille in Meetings kann produktiv oder problematisch sein.

Produktive Stille:

• Nach einer komplexen Frage: Nachdenken erlauben
• In der Reaktionsrunde: „Keine Reaktion ist auch eine Reaktion”

Problematische Stille:

• Niemand bringt Agenda-Items ein
• Der Antragsteller kann kein Proposal formulieren

Intervention bei problematischer Stille:

• „Ich bemerke Stille. Braucht ihr Zeit zum Nachdenken, oder steckt ihr fest?”
• „Sollen wir diesen Punkt parken und später zurückkommen?”

Einwände prüfen: Die 4 Fragen

Die Prüfung von Einwänden ist der kritischste Teil der Facilitation. Ein valider Einwand muss alle vier Tests bestehen.

Frage 1: Schadenstest

Stellen: „Welchen konkreten Schaden siehst du?”

Hören auf:

• Konkreten Schaden: ✓ Valide
• Meinung oder Präferenz: ✗ Invalide

Beispiel-Intervention:

• „Das klingt wie eine Präferenz. Siehst du einen konkreten Schaden für die Organisation?”

Frage 2: Kausalitätstest

Stellen: „Verursacht das Proposal diesen Schaden, oder besteht er schon?”

Hören auf:

• Neuer Schaden durch Proposal: ✓ Valide
• Schaden existiert schon: ✗ Invalide (separate Spannung)

Beispiel-Intervention:

• „Das Problem existiert schon. Das Proposal macht es nicht schlimmer. Du kannst eine eigene Spannung einbringen.”

Frage 3: Neuheitstest

Stellen: „Ist das eine neue Spannung, oder etwas, das vorher schon nicht funktioniert hat?”

Hören auf:

• Neue Spannung: ✓ Valide
• Bestehende Situation: ✗ Invalide

Beispiel-Intervention:

• „Das ist eine bestehende Herausforderung. Dieses Proposal muss sie nicht lösen, nur nicht verschlechtern.”

Frage 4: Organisationstest

Stellen: „Betrifft das die Organisation oder ist es eine persönliche Präferenz?”

Hören auf:

• Organisationsschaden: ✓ Valide
• Persönliche Präferenz: ✗ Invalide

Beispiel-Intervention:

• „Das ist deine persönliche Präferenz, kein Schaden für die Organisation. Du kannst es in der Reaktionsrunde teilen.”

Research Insight: Studien zeigen, dass etwa 80% der geäußerten Einwände bei systematischer Prüfung nicht alle vier Kriterien erfüllen. Konsequente Prüfung reduziert Meeting-Zeiten signifikant. [3]

Fortgeschrittene Techniken

Stille nutzen

Zählen Sie innerlich bis 5 bevor Sie eingreifen. Manchmal brauchen Teilnehmer Zeit zum Nachdenken. Zu schnelles Eingreifen unterbricht den Denkprozess.

Energie lesen

Achten Sie auf die Energie im Raum:

• Müdigkeit: Kurze Pause vorschlagen
• Frustration: Prozess-Check machen („Sind wir noch auf dem richtigen Weg?”)
• Aufregung: Tempo anpassen, präziser werden

Stuck-Patterns erkennen

Typische Patterns, die Meetings blockieren:

Pattern 1: Endlose Clarifying-Runde

• Symptom: Fragen hören nicht auf
• Intervention: „Wir haben das Proposal verstanden. Lasst uns zur Reaktionsrunde gehen.”

Pattern 2: Reaktionen werden zu Debatten

• Symptom: Teilnehmer reagieren aufeinander statt auf das Proposal
• Intervention: „Keine Reaktionen auf Reaktionen. [Name], was ist deine Reaktion auf das Proposal?”

Pattern 3: Einwände ohne Schaden

• Symptom: „Ich finde das nicht gut” als Einwand
• Intervention: Systematische Prüfung durchführen

Pattern 4: Integration durch Kompromiss

• Symptom: Antragsteller gibt nach statt zu integrieren
• Intervention: „Integration heißt nicht Kompromiss. Wie können wir beide Spannungen lösen?”

Meta-Kommunikation

Manchmal ist es hilfreich, aus dem Prozess zu treten:

• „Ich bemerke, dass wir hier feststecken. Was passiert gerade?”
• „Sollen wir diesen Punkt parken und frische Perspektive holen?”
• „Ich mache einen Prozess-Check: Funktioniert unser Vorgehen?”

Häufige Facilitator-Fehler (mit Lösungen)

Fehler 1: Zu wenig Intervention

Problem: Der Facilitator lässt Regelverletzungen laufen, um nicht unhöflich zu wirken.

Konsequenz: Meetings werden lang und chaotisch.

Lösung: Die Regeln sind Ihr Werkzeug. Nutzen Sie sie. Kurze, klare Interventionen sind nicht unhöflich, sondern hilfreich.

Fehler 2: Zu viel Erklärung

Problem: Der Facilitator erklärt den Prozess ausführlich während des Meetings.

Konsequenz: Meetings werden zu Trainings.

Lösung: Kurze Interventionen. „Das ist eine Reaktion, nicht eine Frage.” Ausführliche Erklärungen gehören in Trainings, nicht in Meetings.

Fehler 3: Inhaltliche Beteiligung

Problem: Der Facilitator gibt inhaltliche Meinungen ab während er facilitiert.

Konsequenz: Die Neutralität ist kompromittiert.

Lösung: Wenn Sie einen Beitrag haben, treten Sie temporär aus der Facilitator-Rolle. „Ich trete kurz aus der Facilitator-Rolle um etwas zu sagen…”

Fehler 4: Einwände zu schnell akzeptieren

Problem: Jeder geäußerte Einwand wird akzeptiert ohne Prüfung.

Konsequenz: Jeder kann jeden Vorschlag blockieren.

Lösung: Systematische Prüfung bei jedem Einwand. Die vier Fragen stellen.

Fehler 5: Einwände zu schnell ablehnen

Problem: Der Facilitator weist Einwände ab, bevor sie vollständig gehört wurden.

Konsequenz: Valide Einwände werden übersehen. Vertrauen schwindet.

Lösung: Jeden Einwand ernst nehmen, systematisch prüfen, im Zweifelsfall integrieren.

Fehler 6: Tempo übersehen

Problem: Meetings ziehen sich, weil der Facilitator das Tempo nicht managt.

Konsequenz: Ermüdung, nachlassende Qualität.

Lösung: Timeboxing nutzen. „Wir haben noch 20 Minuten und 3 Agenda-Items. Lasst uns fokussieren.”

Remote-Facilitation

Governance-Meetings remote zu facilitieren bringt zusätzliche Herausforderungen.

Technologie-Setup

• Stabile Video-Verbindung für alle
• Mute-/Unmute-Disziplin etablieren
• Chat für „Hand heben” nutzen
• Screen-Sharing für Records bereit haben

Angepasste Techniken

Check-in: Explizit nach Reihenfolge aufrufen, nicht auf freiwilliges Sprechen warten.

Clarifying Questions: „Schreibt eure Fragen in den Chat. Ich rufe euch auf.”

Reaktionsrunde: Jeden einzeln aufrufen. „Maria, deine Reaktion?”

Einwandrunde: Jeden einzeln fragen. „Thomas, Einwand oder kein Einwand?”

Häufige Remote-Probleme

Problem: Überlappende Stimmen Lösung: Strikte Turn-taking. Nur wer aufgerufen ist, spricht.

Problem: Ablenkung durch Multi-Tasking Lösung: Kameras an. Kurze, fokussierte Meetings.

Problem: Technische Probleme Lösung: Backup-Plan haben. „Wenn jemand rausfliegt, ruft per Telefon an.”

Der Weg zum Facilitator

Training

HolacracyOne bietet offizielle Facilitator-Trainings an. Diese umfassen:

• Die Theorie hinter dem Prozess
• Praktische Übungen mit Feedback
• Zertifizierung als Holacracy Practitioner

Alternativen:

• Interne Trainings von erfahrenen Facilitatoren
• Co-Facilitation mit erfahrenen Personen
• Bücher und Online-Ressourcen

Übung

Facilitation ist eine Fähigkeit, die durch Übung besser wird:

• Beginnen Sie mit kleineren Kreisen
• Bitten Sie um Feedback nach jedem Meeting
• Beobachten Sie erfahrene Facilitatoren

Reflexion

Nach jedem Meeting:

• Was lief gut?
• Was war schwierig?
• Was würde ich nächstes Mal anders machen?

Zertifizierung

HolacracyOne bietet verschiedene Zertifizierungsstufen:

• Holacracy Practitioner
• Holacracy Coach
• Master Coach

Die Zertifizierung ist nicht zwingend nötig, aber sie bietet Struktur und externe Validierung.

Die Facilitator-Rolle bei SI Labs

Unsere Erfahrungen über zehn Jahre:

Rotation funktioniert

Wir rotieren die Facilitator-Rolle alle 6-12 Monate. Das entwickelt Facilitation-Kompetenz im Team und verhindert Abhängigkeit von einer Person.

Training für alle

Alle Kreismitglieder bekommen eine Grundausbildung in Facilitation. So versteht jeder, was der Facilitator tut, und kann bei Bedarf einspringen.

Post-Meeting-Feedback

Nach komplexen Meetings gibt der Facilitator oft eine kurze Selbstreflexion: „Ich fand [X] schwierig. Wie habt ihr es erlebt?”

Facilitator-Buddy-System

Neue Facilitatoren werden von erfahrenen begleitet. Die ersten Meetings sind Co-Facilitation, dann Beobachtung mit Feedback.

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf der Analyse von 73 akademischen Arbeiten zum Thema Self-Organization Governance (Themencluster T00) sowie 52 Arbeiten zu Leadership in Self-Organizing Systems (T11), ergänzt durch über zehn Jahre Facilitation-Erfahrung bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Empirische Studien zu Meeting-Effektivität und Facilitation
• Fallstudien zu Holacracy-Implementierungen
• Praktiker-Literatur zur Moderation und Prozessbegleitung

Einschränkungen: Als praktizierende Facilitatoren haben wir starke Überzeugungen zur effektiven Facilitation entwickelt. Wir haben uns bemüht, diese durch Forschungsergebnisse zu untermauern.

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren. Mehrere Teammitglieder sind erfahrene Facilitatoren, einige zertifiziert. Diese Erfahrung prägt unsere Perspektive.

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Quellen

[1] Velinov, Emil, et al. “Change the Way of Working: Ways into Self‐Organization with the Use of Holacracy.” Journal of Organizational Change Management 34, no. 5 (2021): 1063-1078. DOI: 10.1108/jocm-12-2020-0395 [Qualitative Studie | 43 Interviews | Zitationen: 43 | Qualität: 67/100]

[2] Romme, A. Georges L., and Gerardus A. Reymen. “The Building of Shared Purpose Without Managers: How Holacracy Works.” Academy of Management Proceedings 2020, no. 1 (2020): 20972. DOI: 10.5465/ambpp.2020.20972abstract [Empirische Studie | 2 Organisationen | Zitationen: 15 | Qualität: 61/100]

[3] Bernstein, Ethan, et al. “Beyond the Holacracy Hype: The Overwrought Claims and Actual Promise of the Next Generation of Self-Managed Teams.” Harvard Business Review 94, no. 7/8 (2016): 38-49. [HBR Praxisartikel | Multiple Fallstudien | Zitationen: 312 | Qualität: 72/100]

[4] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]

[5] Renz, Jochen, et al. “Navigating Change With Wisdom and Grace.” HCL Review 2024. DOI: 10.70175/hclreview.2020.12.1.14 [Praxisartikel | Fallstudien | Zitationen: 3 | Qualität: 48/100]