Meeting-Rollen in Holacracy: Facilitator und Sekretär

Zwei Rollen, ein Meeting. Jedes Holacracy-Meeting wird von zwei Rollen getragen: dem Facilitator und dem Sekretär. Ihre Zusammenarbeit bestimmt, ob ein Meeting produktiv oder chaotisch verläuft.

Bei SI Labs haben wir gelernt: Gute Meeting-Rollen machen 80% des Meeting-Erfolgs aus. Schlechte Facilitation führt zu langen, frustrierenden Meetings – unabhängig vom Inhalt.

Die zwei Meeting-Rollen im Überblick

Aspekt	Facilitator	Sekretär
Fokus	Prozess	Dokumentation
Kernfrage	„Wie läuft das Meeting?”	„Was wurde entschieden?”
Während Meeting	Leitet, unterbricht, schützt	Notiert, liest vor, aktualisiert
Nach Meeting	Fertig	Veröffentlicht Outputs

Der Facilitator

Kernverantwortung

Der Facilitator schützt den Meeting-Prozess. Nicht den Inhalt – nur den Prozess.

Was das bedeutet:

• Den definierten Ablauf durchsetzen
• Diskussionen unterbrechen, wenn sie abschweifen
• Alle Stimmen einbeziehen
• Die Zeit im Blick behalten
• Den Agenda-Eigentümer schützen

Research Insight: Studien zur Meeting-Effektivität zeigen, dass ein dedizierter Facilitator die Produktivität um 34% steigert. Der größte Effekt kommt vom konsequenten Unterbrechen von Off-Topic-Diskussionen. [1]

Im Tactical Meeting

Check-in leiten:

• Runde eröffnen und schließen
• Kommentare unterbinden
• Tempo halten

Checklisten und Metriken:

• Sekretär liest vor, Facilitator hält Fokus
• Keine Diskussionen, nur Status

Projekt-Updates:

• Ein-Satz-Updates durchsetzen
• Detailfragen zur Triage verschieben

Triage führen:

• „Was brauchst du?” fragen
• Output identifizieren helfen
• Diskussionen stoppen
• Governance erkennen und umleiten

Check-out leiten:

• Kurze Reflexionen ermöglichen
• Meeting schließen

Im Governance Meeting

Der Facilitator im Governance Meeting hat zusätzliche Aufgaben:

IDM-Prozess führen:

• Proposal präsentieren lassen
• Klärende Fragen moderieren
• Reaktionsrunde leiten
• Einwände integrieren

Validität prüfen:

• Echte Einwände von Bedenken unterscheiden
• Test-Fragen stellen
• Integration facilitieren

Was der Facilitator NICHT tut

Nicht inhaltlich beitragen: Der Facilitator hat keine Meinung zum Thema – zumindest nicht während der Facilitation.

Nicht Entscheidungen treffen: Die Gruppe entscheidet. Der Facilitator führt durch den Prozess.

Nicht Themen priorisieren: Die Agenda wird in der Reihenfolge abgearbeitet, wie sie erstellt wurde.

Nicht Lösungen vorschlagen: „Hast du schon X versucht?” ist nicht Facilitation – es ist Einmischung.

Facilitator-Interventionen

Die wichtigsten Sätze eines Facilitators:

Situation	Intervention
Diskussion entsteht	„Wir sind in einer Diskussion. Was brauchst du konkret?”
Zu viele Details	„Danke, was ist der nächste Schritt?”
Governance im Tactical	„Das klingt nach Struktur. Willst du es für Governance notieren?”
Jemand übernimmt	„Das ist [Name]s Spannung. Lass ihn entscheiden.”
Zeit läuft ab	„Wir haben noch 2 Minuten. Können wir einen Output finden?”
Keine klaren Outputs	„Das ist kein Output. Wer macht was als nächstes?”

Facilitator-Qualitäten

Prozessbesessen, inhaltsagnostisch: Der Facilitator kümmert sich um WIE, nicht um WAS.

Freundlich, aber bestimmt: Unterbrechen ist notwendig – aber nie unhöflich.

Neutral: Keine Favoriten, keine Bewertungen.

Aufmerksam: Erkennt früh, wenn etwas entgleist.

Der Sekretär

Kernverantwortung

Der Sekretär hält die Meeting-Outputs fest. Nicht das Gespräch – nur die Outputs.

Was das bedeutet:

• Projekte und Aktionen notieren
• Governance-Änderungen dokumentieren
• Checklisten und Metriken führen
• Records aktuell halten

Im Tactical Meeting

Checklisten und Metriken vorlesen:

• Jedes Item vorlesen
• Status notieren (Check/No Check)

Agenda bauen:

• Spannungs-Platzhalter sammeln
• Liste führen

Outputs erfassen:

• Projekte hinzufügen
• Aktionen dokumentieren
• Requests festhalten

Im Governance Meeting

Proposals dokumentieren:

• Vorgeschlagene Änderungen festhalten
• Integrationen aktualisieren
• Finale Version dokumentieren

Records aktualisieren:

• Neue Rollen anlegen
• Accountabilities ändern
• Policies hinzufügen

Was der Sekretär NICHT tut

Nicht Protokoll führen: Kein „Meeting-Protokoll” im klassischen Sinne. Nur Outputs.

Nicht Diskussionen zusammenfassen: Was diskutiert wurde, ist irrelevant. Nur das Ergebnis zählt.

Nicht interpretieren: Wörtlich notieren, was entschieden wurde.

Sekretär-Werkzeuge

Tool	Zweck
GlassFrog/Holaspirit	Governance-Records, Projekte
Asana/Notion	Projekte, Aktionen
Shared Doc	Live-Dokumentation

Die Zusammenarbeit

Facilitator und Sekretär arbeiten zusammen:

Vor dem Meeting

Sekretär:

• Checklisten und Metriken vorbereiten
• Projekt-Liste aktuell halten

Facilitator:

• Ablauf im Kopf haben
• Mögliche schwierige Themen antizipieren

Während des Meetings

Übergaben:

• Sekretär liest vor (Checklisten, Metriken, Projekte)
• Facilitator übernimmt für Triage
• Sekretär notiert im Hintergrund

Synchronisation:

• Facilitator fragt: „Hast du das?”
• Sekretär bestätigt: „Notiert.”

Nach dem Meeting

Sekretär:

• Outputs veröffentlichen
• Records aktualisieren

Facilitator:

• Fertig (kein Follow-up nötig)

Rollenrotation

Bei SI Labs rotieren wir beide Rollen:

Warum Rotation?

1. Kompetenzverteilung: Alle lernen, zu facilitieren
2. Vermeidung von Ermüdung: Dieselbe Person facilitiert nicht immer
3. Bessere Meetings: Wer facilitiert hat, ist ein besserer Teilnehmer

Wie wir rotieren

Option 1: Feste Rotation

• Liste der Team-Mitglieder
• Jede Woche der Nächste
• Automatisch, kein Aufwand

Option 2: Freiwillige

• Zu Beginn fragen: „Wer facilitiert heute?”
• Flexibel, aber braucht jemanden, der sich meldet

Option 3: Hybrid

• Feste Rotation als Standard
• Tauschen bei Bedarf erlaubt

Training für neue Facilitators

1. Beobachten: 2-3 Meetings nur zuschauen
2. Co-Facilitation: Mit erfahrenem Facilitator zusammen
3. Solo mit Backup: Alleine, aber jemand kann einspringen
4. Solo: Volle Verantwortung

Häufige Fehler

Fehler 1: Facilitator hat Meinungen

Problem: Der Facilitator mischt sich inhaltlich ein.

Symptom: „Ich denke, wir sollten…” während der Facilitation.

Lösung: Wenn der Facilitator inhaltlich beitragen will, muss er das explizit machen: „Ich lege kurz die Facilitator-Rolle ab, um als Teilnehmer zu sprechen.” Dann wieder aufnehmen.

Fehler 2: Sekretär fasst zusammen

Problem: Der Sekretär schreibt, was er verstanden hat – nicht was gesagt wurde.

Symptom: „Also, ich habe notiert, dass…” (mit Interpretation).

Lösung: Wörtlich notieren. Bei Unklarheit nachfragen: „Was genau ist die Aktion?”

Fehler 3: Facilitator zu passiv

Problem: Diskussionen werden nicht unterbrochen.

Symptom: Meeting dauert 90 Minuten statt 45.

Lösung: Üben, zu unterbrechen. Es fühlt sich unhöflich an, ist aber notwendig.

Fehler 4: Keine klare Übergabe

Problem: Unklar, wer gerade führt.

Symptom: Facilitator und Sekretär sprechen gleichzeitig.

Lösung: Klare Übergaben: „Sekretär, lies bitte die Checkliste vor.” → „Facilitator, zurück zu dir.”

Besondere Situationen

Der Facilitator als Teilnehmer

Der Facilitator kann Spannungen haben wie alle anderen.

Wie handhaben:

1. Die eigene Spannung normal in die Agenda bringen
2. Bei der Verarbeitung: Die Facilitator-Rolle kurz „parken”
3. „Ich spreche jetzt als Teilnehmer, nicht als Facilitator.”
4. Andere können helfen, auf den Prozess zu achten
5. Danach wieder in die Facilitator-Rolle

Konflikte zwischen Facilitator und Teilnehmer

Manchmal ist ein Teilnehmer unzufrieden mit der Facilitation.

Wie handhaben:

• Nicht während des Meetings diskutieren
• Feedback nach dem Meeting geben
• Bei echten Prozessverletzungen: Einwand im Governance
• Die Facilitator-Rolle selbst ist in Governance definiert

Virtuelle Meetings

Bei Remote-Meetings:

Für den Facilitator:

• Klare Redereihenfolge festlegen
• Stummschaltung durchsetzen
• Mehr verbale Steuerung nötig (keine Körpersprache)

Für den Sekretär:

• Screen-Sharing für Live-Dokumentation
• Bestätigung, dass Output erfasst ist

Fazit: Rollen machen Meetings

Die Meeting-Rollen in Holacracy sind nicht optional. Sie sind die Struktur, die produktive Meetings ermöglicht.

Facilitator: Schützt den Prozess, unterbricht Diskussionen, findet Outputs.

Sekretär: Dokumentiert Ergebnisse, keine Diskussionen.

Zusammen schaffen sie die Bedingungen, unter denen Teams schnell von Spannungen zu Outputs kommen.

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Forschungsmethodik

Dieser Artikel basiert auf Forschung zu Meeting-Facilitation und Dokumentation, ergänzt durch praktische Erfahrung mit den Meeting-Rollen bei SI Labs.

Quellenauswahl:

• Studien zu Meeting-Effektivität und Facilitation
• Holacracy-Literatur zu den konstitutionellen Rollen
• Praktiker-Berichte

Einschränkungen:

• Wenig isolierte Forschung zu diesen spezifischen Rollen
• Viele Erkenntnisse aus unserer Praxis

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Offenlegung

SI Labs GmbH praktiziert Holacracy seit über zehn Jahren. Wir rotieren die Meeting-Rollen und haben die beschriebenen Praktiken entwickelt.

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Quellen

[1] Allen, Joseph A., Nale Lehmann-Willenbrock, and Steven G. Rogelberg. “The Cambridge Handbook of Meeting Science.” Cambridge University Press, 2015. DOI: 10.1017/CBO9781107589735 [Handbook | Meta-Analysis | Zitationen: 248 | Qualität: 85/100]

[2] Robertson, Brian J. Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World. New York: Henry Holt and Company, 2015. ISBN: 978-1627794879 [Praxisleitfaden | N/A | Zitationen: 523 | Qualität: 55/100]

[3] HolacracyOne. “Holacracy Constitution v5.0.” https://www.holacracy.org/constitution [Primärquelle | Verfassung | Qualität: 60/100]